Temperatura i wilgotność w archiwum zakładowym – wymagania
- Szczegóły
Urządzanie lokalu archiwum może wydawać się skomplikowanym zadaniem, ale z odpowiednim planowaniem i doborem wyposażenia można z łatwością stworzyć funkcjonalną oraz bezpieczną przestrzeń do przechowywania dokumentów. Aby akta były bezpieczne i zachowały się w dobrym stanie przez długi czas, w archiwum zakładowym muszą panować odpowiednie warunki.
Sprawdzanie temperatury i wilgotności w archiwum pomaga w utrzymaniu przechowywanych dokumentów we właściwym stanie przez długi czas. Zasady przyjęte w praktyce działania archiwów określają właściwe warunki magazynowania dokumentów.
Wymagania dotyczące temperatury i wilgotności
Podstawowe zalecenia dotyczące temperatury i wilgotności w archiwum zakładowym:
- Temperatura: 14°C do 18°C.
- Wilgotność powietrza: od 55% do 65%.
Spotkałem się z interpretacją mówiącą, że jeżeli nawet temperatura jest podwyższona w stosunku do zalecanej, ale nie ma dużych wahań, to jest ok. Tu nie ma tragedii, ale zalecane jest te 14-18 stopni.
Dokumenty papierowe wymagają utrzymywania temperatury w przedziale 14-18°C i stosunkowo niskiej wilgotności w zakresie 30-50%. Sugeruje się przy tym dość rygorystyczne przestrzeganie stabilności tych parametrów.
Przeczytaj także: Zalecenia dotyczące przechowywania zdjęć
Istnieją bowiem normatywne wymagania tylko dla archiwów zakładowych (AZ), np. § 8 ust. 3 pkt 5 i załącznik do instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140), dla urzędów JST i zespolonej administracji rządowej w województwie, określa warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego, jakie należy utrzymywać.
Zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 3 tejże instrukcji archiwalnej urzędów JST&UW, pomieszczenia magazynowe AZ wyposaża się w sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza. Do pomiarów tradycyjnych służą termometr i higrometr (wilgotnościomierz), a zautomatyzowanych (na papierze lub elektronicznych przyrządów z odczytem np. USB) - termograf i higrograf. Ich połączeniem są rejestratory danych klimatycznych (np. produkty grupy Trotec, Simex).
Pierwsze tradycyjne o tyle bardziej obciążają pracą, że trzeba samemu cyklicznie (np. codziennie) odczytywać i zapisywać wyniki; te ostatnie rozleniwiają i pozwalają zapisać zbiorcze dane w dłuższych okresach (np. kwartalnie). W obu przypadkach, pomiary nie służą same sobie, tylko odpowiednio szybkiego podjęcia stosownych reakcji w razie przekroczenia dopuszczalnych fluktuacji, tj.
Używane w takich celach przyrządy pomiarowe normatywnie nie podlegają legalizacji zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 kwietnia 2017 r. w sprawie rodzajów przyrządów pomiarowych podlegających prawnej kontroli metrologicznej oraz zakresu tej kontroli (Dz. U. poz. 885) i ustawą z dnia 11 maja 2001 r. - Prawo o miarach (Dz. U. z 2018 r. poz. 376, z późn. zm.). Mogą podlegać odpłatnemu dobrowolnemu wzorcowaniu (pot. kalibracji) przez akredytowany podmiot. Natomiast adekwatność dalszego stosowania przyrządów do celu można utrzymać poprzez np. własne cykliczne (np.
Dodatkowe czynniki ryzyka występujące w pomieszczeniach archiwalnych to światło i ciekła woda.
Przeczytaj także: Temperatura a efektywność biegu
Wyposażenie archiwum
Podstawowym wyposażeniem archiwum są regały do przechowywania dokumentów. Mogą to być modele tradycyjne - półkowe lub przesuwne, zwane jezdnymi. Ważne, aby były stabilne i niepalne.
Statyczne regały magazynowe z półkami stanowią najprostsze i najtańsze rozwiązanie. Coraz częściej wykorzystuje się także regały przesuwne, jezdne w lokalach archiwum zakładowe. Dzieje się tak, ponieważ tylko jeden korytarz jest otwarty w danym momencie, a pozostałe regały są przesuwane. W ten sposób można zaoszczędzić do 90% powierzchni w porównaniu z tradycyjnymi regałami stacjonarnymi.
Mimo oszczędności miejsca, regały przesuwne zapewniają łatwy dostęp do wszystkich przechowywanych dokumentów. Wystarczy przesunąć odpowiedni segment, aby uzyskać dostęp do potrzebnych półek.
Regały powinny być zabezpieczone przed korozją oraz powinny być wykonane z niepalących materiałów, które nie emitują ani nie przyciągają kurzu. Regały w magazynach archiwalnych zaleca się ustawiać prostopadle do okien.
Regały stacjonarne powinny być oddalone od ścian minimum 5 cm. Przejście pomiędzy regałami powinno wynosić minimum 80 cm, a wysokość półek powinna być dostosowana do rozmiaru akt. Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40 cm, a wolnostojących 80 cm.
Przeczytaj także: Temperatura i wilgotność: Rola czujników środowiskowych
Odstęp pomiędzy najniżej położoną półką regałów a podłogą oraz pomiędzy najwyżej położoną półką a sufitem powinien zapewniać odpowiednią cyrkulację powietrza (co najmniej 15 cm). Zaleca się, aby wysokość regałów nigdy nie przekraczał 2,15 m.
W przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych punkty świetlne powinny być rozmieszczone w przejściach między regałami.
Zabezpieczenie archiwum
Przede wszystkim lokal powinien być suchy i widny. Akta należy przechowywać w tekach lub pudłach archiwalnych, które powinny być wykonane z materiałów trwałych i odpornych na działanie czynników zewnętrznych oraz szkodników.
Urządzając archiwum zakładowe, należy pamiętać, że powinno być zamykane na klucz i zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem. Należy zainstalować system alarmowy włamaniowy oraz pożarowy.
Przy projektowaniu magazynów należy zwrócić uwagę na materiały z których konstruowane będą ściany zewnętrzne, dach, podłogi budynku, które izolowałyby wnętrze od zmian klimatycznych (np. zaleca się instalację drzwi z samozamykaczami, aby były stale zamknięte.
W celu zabezpieczenia, stabilności warunków klimatycznych, zabezpieczenia materiałów, zaleca się, aby pomieszczenia magazynowe nie miały okien.
Systemy monitoringu mikroklimatu
Proponowany system nadzoru mikroklimatu dla archiwum działa w trybie ciągłym, monitorując temperaturę i wilgotność względną powietrza 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. System wykrywa przekroczenia dozwolonych warunków i sygnalizuje je w postaci alarmów. Czujniki pomiarowe wyposażone są w buforową pamięć pomiarów, a główna rejestracja zachodzi w centralnym rejestratorze.
Specjalizowane oprogramowanie dla systemu ułatwia przetwarzanie, archiwizację i wizualizację danych pomiarowych.
Dostępne systemy monitoringu:
- System ClimateLogger Wave - to system wykorzystujący termometry i higrometry zasilane z baterii, z radiową transmisją danych do rejestratora. Instalacja nie wymaga przewodów.
- System ClimateLogger WiFi - jest systemem pomiarowym z miernikami temperatury i wilgotności komunikującymi się w standardzie WiFi 2,4GHz. Instalacja systemu może zostać wykonana z wykorzystaniem istniejącej w obiekcie infrastruktury sieciowej. Czujniki zasilane są bateryjnie.
- Industrial - system bazuje na czujnikach temperatury i wilgotności przyłączanych przewodami do rejestratora. Odległości czujników od rejestratora mogą być znaczne, nawet do 2000 m. System jest bardzo odporny na zakłócenia elektromagnetyczne.
- - czujniki temperatury i wilgotności z transmisją danych przez Internet mobilny dostarczany przez stacje przekaźnikowe telefonii komórkowej. Serwer danych może być umieszczony w dowolnej lokalizacji.
- Store-Logger - to sieć bezprzewodowych czujników temperatury i wilgotności, które nawiązują połączenie z dedykowanym tabletem albo smartfonem pracującym pod kontrolą OS Android.
Podsumowanie wymagań
Poniższa tabela przedstawia podsumowanie wymagań dotyczących temperatury i wilgotności w archiwum zakładowym:
| Parametr | Wymagania |
|---|---|
| Temperatura | 14°C - 18°C |
| Wilgotność powietrza | 55% - 65% (zalecane 30-50% dla dokumentów papierowych) |
Akty prawne i źródła
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011, nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140).
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U.
- Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. Zasady postępowania z materiałami archiwalnymi.
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2018 r.
tags: #temperatura #i #wilgotność #w #archiwum #zakładowym
