Temperatura, wilgotność i okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej – aktualne przepisy

Szczegóły: Opublikowano: 23. November 2025

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy muszą wiedzieć, w jakiej temperaturze przechowują dokumentację pracowniczą oraz jaki jest poziom wilgotności w szafach. Do najmniejszych przedsiębiorców odniesiono normy stosowane wobec profesjonalnych archiwów, co stanowi mocny argument za elektronizacją dokumentacji pracowniczej.

Decydując się na nią, nie trzeba będzie mierzyć temperatury i wilgotności w szafkach. Zarówno resort rodziny, jak i Państwowa Inspekcja Pracy zgodnie twierdzą, że pracodawcy powinni brać pod uwagę wymogi z tego zakresu, takie jakie obowiązują w przypadku profesjonalnych archiwów. Oznacza to, że maksymalna temperatura, w której można trzymać dokumenty pracownicze, to w zasadzie 20°C, a wilgotność powietrza w pomieszczeniu musi się wahać między 45 a 60 proc.

Pracodawcy są zaskoczeni i zastanawiają się, co z tym fantem zrobić. Można więc przewrotnie zadać pytanie, czy poprzednie zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej były aż tak bardzo złe. Chyba nie do końca, skoro dokumenty te nadal nadawały się do odczytania nawet po ponad 50 latach… A pamiętajmy, że od stycznia okres przechowywania dokumentacji skrócono co do zasady do 10 lat (licząc od daty ustania stosunku pracy).

Czy chodzi więc o to, by każdy dokument przechowywać z taką pieczołowitością, aby za 10‒15 lat wyglądał tak, jakby został sporządzony wczoraj?

Warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej

Jak określono w rozporządzeniu dotyczącym dokumentacji pracowniczej, dokumentacja ta powinna być przechowywana w odpowiednich warunkach i w sposób, który nie zagraża jej zniszczeniu. W rozporządzeniu tym wskazano, że odpowiednie warunki to nie tylko te związane z zabezpieczeniem danych od kradzieży, ale co bardzo ważne, również te związane z odpowiednią temperaturą i wilgotnością.

Przeczytaj także: Zalecenia dotyczące przechowywania zdjęć

W treści § 8 rozporządzenia czytamy, że „pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych”.

O ile warunki związane z zabezpieczeniem przed nieupoważnionym dostępem są dość klarowne, to już stwierdzenie o odpowiedniej wilgotności i temperaturze rodzi pewne kontrowersje. Odpowiednie, czyli jakie?

Wilgotność i temperatura

Na pytanie, co według ustawodawcy oznacza słowo odpowiednie w przypadku temperatury i wilgotności, znajdujemy odpowiedź w innym rozporządzeniu. Okoliczności te określa Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Ujęto tam szereg wytycznych dotyczących warunków przechowywania dokumentów.

Zgodnie z tym aktem prawnym, pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku. Nasze archiwum powinno być wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową oraz zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia. Co ważne, dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane.

Przeczytaj także: Temperatura a efektywność biegu

Same wytyczne co do temperatury i wilgotności znajdują się w załączniku do niniejszego rozporządzenia. Zgodnie z nim temperatura pomieszczenia ma wynosić od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni. Natomiast wilgotność powinna wynosić od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/- 5%. To na pracodawcy ciąży obowiązek pomiaru tych czynników, powinien on więc robić to regularnie, a wyniki pomiarów być odnotowane.

Kary za złe warunki przechowania?

Od stycznia 2020 roku każdy pracodawca powinien przechowywać dokumenty pracownicze zgodnie z wytycznymi Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jak wskazuje resort pracy oraz Państwowa Inspekcja Pracy, niezastosowanie się do zmian może skutkować karami. Choć urzędnicy nie podali konkretnych kwot, nadmieniono, że każdy przypadek niezastosowania się do nowych przepisów będzie rozpatrywany indywidualnie, a na wysokość kary będą miały wpływ zaistniałe okoliczności.

Warto jednak dokonać weryfikacji warunków, w jakich przechowywane są dane pracowników, ponieważ wszelkie nieprawidłowości mogą być uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Za pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem grozi kara grzywny od tysiąca do 30 tys. złotych, a po drugie niewykluczone, że inspektorzy, choćby nie chcieli, to i tak będą musieli sprawdzać nieszczęsną temperaturę i wilgotność pomieszczeń, w których dokumenty są przechowywane.

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?

Według art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy „pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”.

Przeczytaj także: Temperatura i wilgotność: Rola czujników środowiskowych

O jakich odrębnych przepisach tutaj mowa? Otóż przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosił aż 50 lat. Zmiana nastąpiła wraz z art. 7. Ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Od tego czasu długość przechowywania ewidencji czasu pracy i reszty dokumentacji pracowniczej zależy od okresu nawiązania stosunku pracy.

W związku z tym zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy okres przechowywania ewidencji czasu pracy wynosi:

10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy - jeżeli nawiązanie stosunku pracy odbyło się w dzień lub po 1 stycznia 2019 r.;
10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny - jeżeli stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 1998 r., ale przed dniem 1 stycznia 2019 r. i złożono raport informacyjny, o którym mowa art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych;
50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy - jeżeli stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., ale nie złożono raportu informacyjnego, a także we wszystkich przypadkach, gdy stosunek pracy został nawiązany wcześniej, tj. przed 1 stycznia 1999 r.

Jak i gdzie przechowywać ewidencję czasu pracy?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia i przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej. W skład tej dokumentacji wchodzą akta osobowe pracownika oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Do tych dwóch wymienionych dokumentacji istnieją osobne przepisy dotyczące warunków ich przechowywania. Nie należy zatem ich mylić.

Ewidencja czasu pracy należy do tej drugiej grupy, tzn. dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą omówiono w § 6 omawianego rozporządzenia. Oznacza to, że przechowując ewidencje czasu pracy, należy stosować się do tych przepisów.

Według zawartych tam informacji, a także tych zawartych w Kodeksie pracy, ewidencję czasu pracy można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej - w zależności od preferencji pracodawcy oraz możliwości technicznych firmy. Ważne jest jednak, aby miejsce przechowywania było bezpieczne i chroniło dokumenty przed zniszczeniem, utratą lub dostępem osób nieuprawnionych.

Warunki przechowywania ewidencji czasu pracy w formie papierowej

W przypadku formy papierowej ewidencja czasu pracy powinna być przechowywana w pomieszczeniach chronionych przed dostępem osób nieupoważnionych, w którym panuje odpowiednia wilgotność oraz temperatura. Mogą to być oddzielnie teczki trzymane w szafach zamykanych na klucz w pomieszczeniu, do których mają dostęp tylko uprawnione osoby.

Warunki przechowywania ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej

W przypadku przechowywania elektronicznego sytuacja wygląda nieco inaczej. W rozporządzeniu znajdziemy szczegółowe wymagania wobec systemu teleinformatycznego wykorzystywanego do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Obejmuje to zapewnienie:

zabezpieczenia dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
integralności treści dokumentacji i metadanych mających na celu zabezpieczenie przed wprowadzaniem zmian (z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur);
stałego dostępu do dokumentacji uprawnionym osobom;
identyfikacji osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez nie zmian w dokumentacji i metadanych;
możliwości skutecznego wyszukiwania dokumentacji na podstawie metadanych;
możliwości wydawania, w tym eksportu w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 rozporządzenia;
możliwość wydruku dokumentacji.

Jakie dokumenty przechowywać z ewidencją czasu pracy?

Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy obejmują:

ewidencję czasu pracy;
wnioski pracownika dotyczące m.in.:
- systemów czasu pracy,
- niektórych zwolnień od pracy,
- urlopu opiekuńczego;
dokumenty związane:
- ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy,
- z udzieleniem dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy,
- z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;
zgody:
- pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy,
- pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy,
- pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy.

Podsumowanie zasad przechowywania ewidencji czasu pracy

Podsumowując, ewidencja czasu pracy powinna być przechowywana:

oddzielnie dla każdego pracownika;
w formie papierowej lub elektronicznej;
w bezpiecznym, chronionym przed dostępem osób nieuprawnionych miejscu;
przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy - jeżeli nawiązanie stosunku pracy odbyło się w dzień lub po 1 stycznia 2019 r;
przez 10 lat od od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny, gdy zatrudnienie odbyło się po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r;
przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy w przypadku nawiązania stosunku pracy po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeśli nie złożono raportu informacyjnego oraz we wszystkich przypadkach, gdy stosunek pracy został nawiązany wcześniej, tj. przed 1 stycznia 1999 r.

Ewidencja czasu pracy - najważniejsze informacje

Ewidencja czasu pracy jest podstawowym narzędziem w zarządzaniu zasobami ludzkimi, regulowanym przez polski Kodeks pracy. To obowiązek każdego pracodawcy, a jego celem jest monitorowanie czasu pracy pracownika, niezbędne m.in. do prawidłowego ustalania wynagrodzenia, w tym także wynagrodzenia za urlop czy pracę nocną.

Jakie przepisy regulują ewidencję czasu pracy pracownika?

Ewidencję czasu pracy w Polsce regulują zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i szczegółowe rozporządzenia. Podstawowe zasady dotyczące tej kwestii zostały zawarte w art. 149 § 1 Kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji dla każdego pracownika w celu prawidłowego ustalania wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z zatrudnieniem.

Szczegółowe wytyczne dotyczące ewidencji czasu pracy można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ten dokument precyzuje, że ewidencję można prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, oraz wymienia szczegółowe dane, które powinny być w niej zawarte. W rozporządzeniu zawarto także informacje dotyczące prawidłowego przechowywania dokumentacji, zarówno tej prowadzonej w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Dlaczego ewidencja czasu pracy jest tak ważna?

Ewidencja czasu pracy pełni kluczową rolę w zarządzaniu zasobami ludzkimi i prawidłowym rozliczaniu czasu pracy. Dokładna ewidencja czasu pracy może stanowić ważny dowód w sądzie w przypadku roszczeń pracownika.

Kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek pracodawcy. Dotyczy on wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (zarówno pełnoetatowych, jak i na część etatu). Ewidencja powinna być prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika i dotyczy wszystkich firm, niezależnie od branży i ilości zatrudnionych osób.

Jakie elementy powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy powinna zawierać szereg informacji kluczowych dla dokładnego rozliczenia czasu pracy pracownika oraz ustalenia jego wynagrodzenia.

Ewidencja powinna zawierać:

liczbę przepracowanych godzin wraz z godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy,
liczbę przepracowanych godzin w porze nocnej,
liczbę godzin nadliczbowych,
dni wolne od pracy z uwzględnieniem tytułu ich udzielania,
liczbę godzin dyżuru wraz z godzinami rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz wskazaniem miejsca jego pełnienia,
rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Informacje dodatkowe, które mogą być istotne, np. delegacje, szkolenia.

Kogo dotyczy uproszczona ewidencja czasu pracy?

Art. 149 § 2 Kodeksu pracy wymienia 3 wyjątki grup pracowniczych, dla których stosuje się uproszczoną ewidencję czasu pracy. Uproszczona ewidencja czasu pracy polega na braku obowiązku rejestrowania dokładnych godzin pracy.

Forma ewidencji czasu pracy

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca może wybrać jedną z dwóch form jej prowadzenia - papierową lub elektroniczną.

W obu przypadkach pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia warunków pozwalających na zabezpieczenie ewidencji czasu pracy przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą, a także dostępem nieupoważnionych osób.

Konsekwencje zaniedbań w prowadzeniu ewidencji czasu pracy

Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, w tym także ewidencji czasu pracy pracowników, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za co grozi kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy).

Warto pamiętać, że pracodawca naraża się na konsekwencje nie tylko poprzez całkowite zaniechanie prowadzenia ewidencji czasu pracy, ale także poprzez nierzetelne jej wypełnianie. Z kolei za fałszowanie ewidencji czasu pracy pracodawcy może grozić nawet kara pozbawienia wolności (art. 270 Kodeksu karnego).

Ewidencja czasu pracy a umowa zlecenie

Chociaż umowa zlecenie jest regulowana przez Kodeks cywilny, a nie Kodeks pracy, istnieją przepisy, które nakładają obowiązek ewidencjonowania godzin pracy na umowie zlecenie. Od 2017 roku zleceniodawcy mają obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy zleceniobiorców.

Celem tych przepisów jest ochrona interesów zleceniobiorców oraz zapewnienie wypłaty wynagrodzenia zgodnie z minimalną stawką godzinową. Ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o liczbie przepracowanych godzin i może mieć formę pisemną lub elektroniczną.

tags: #temperatura #wilgotność #okresy #przechowywania #dokumentacji #pracowniczej