Temperatura i Wilgotność Pomieszczenia Przechowywania Akt Osobowych - Wymogi
- Szczegóły
Od 1 stycznia 2020 r. wszyscy pracodawcy muszą przestrzegać nowych przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. 1 stycznia 2020 r. minął termin, do którego przedsiębiorcy mieli czas na dostosowanie warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369) określa zakres, sposób oraz warunki, w jakich archiwizowane powinny być dokumenty pracownicze.
Jak określono w rozporządzeniu dotyczącym dokumentacji pracowniczej, dokumentacja ta powinna być przechowywana w odpowiednich warunkach i w sposób, który nie zagraża jej zniszczeniu. W treści § 8 rozporządzenia czytamy, że „pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych”.
Jeśli więc w firmie prowadzi się archiwum dokumentów na nośniku papierowym, kluczowe są:
- temperatura,
- wilgotność.
O ile warunki związane z zabezpieczeniem przed nieupoważnionym dostępem są dość klarowne, to już stwierdzenie o odpowiedniej wilgotności i temperaturze rodzi pewne kontrowersje. Odpowiednie, czyli jakie?
Przeczytaj także: Fizyka i chemia wody destylowanej
Wilgotność i temperatura
Na pytanie, co według ustawodawcy oznacza słowo odpowiednie w przypadku temperatury i wilgotności, znajdujemy odpowiedź w innym rozporządzeniu. Okoliczności te określa Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Ujęto tam szereg wytycznych dotyczących warunków przechowywania dokumentów.
Zgodnie z tym aktem prawnym pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku. Nasze archiwum powinno być wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową oraz zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia. Co ważne, dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.
Same wytyczne co do temperatury i wilgotności znajdują się w załączniku do niniejszego rozporządzenia. Zgodnie z nim temperatura pomieszczenia ma wynosić od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni. Natomiast wilgotność powinna wynosić od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/- 5%. Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane. To na pracodawcy ciąży obowiązek pomiaru tych czynników, powinien on więc robić to regularnie, a wyniki pomiarów być odnotowane.
Do pomiaru temperatury służą termometry, do pomiaru zaś wilgotności przyrządy zwane higrometrami. Spotyka się też określenie wilgotnościomierze.
Pracodawcy powinni brać pod uwagę powyższe parametry w przypadku samodzielnego przechowywania dokumentacji pracowniczej, gdyż ciąży na nich odpowiedzialność za popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 7 k.p).
Przeczytaj także: Temperatura i Wilgotność w Magazynowaniu Żywności
Prawidłowe usytuowanie oraz wyposażenie lokalu przeznaczonego na archiwum jest niezwykle ważne. Należy regularnie sprawdzać i dokumentować stan techniczny budynku, instalacji, alarmów oraz innych urządzeń archiwum.
Przykładowe wyposażenie magazynu akt:
- regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne) - zabezpieczone przed korozją, ustawione prostopadle do okien.
Regały stacjonarne powinny być oddalone od ścian minimum 5 cm. Przejście pomiędzy regałami powinno wynosić minimum 80 cm, a wysokość półek powinna być dostosowana do rozmiaru akt. Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40 cm, a wolnostojących 80 cm. Odstęp pomiędzy najniżej położoną półką regałów a podłogą oraz pomiędzy najwyżej położoną półką a sufitem powinien zapewniać odpowiednią cyrkulację powietrza. W przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych punkty świetlne powinny być rozmieszczone w przejściach między regałami. Należy pamiętać o regularnym sprzątaniu i utrzymywaniu w czystości lokalu archiwum.
Kary za złe warunki przechowania?
Od stycznia 2020 roku każdy pracodawca powinien przechowywać dokumenty pracownicze zgodnie z wytycznymi Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jak wskazuje resort pracy oraz Państwowa Inspekcja Pracy, niezastosowanie się do zmian może skutkować karami. Choć urzędnicy nie podali konkretnych kwot, nadmieniono, że każdy przypadek niezastosowania się do nowych przepisów będzie rozpatrywany indywidualnie, a na wysokość kary będą miały wpływ zaistniałe okoliczności.
Warto jednak dokonać weryfikacji warunków, w jakich przechowywane są dane pracowników, ponieważ wszelkie nieprawidłowości mogą być uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Przeczytaj także: O naftcie oczyszczonej destylowanej
Za pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem grozi kara grzywny od tysiąca do 30 tys. złotych.
Elektroniczne archiwum dokumentów
W świetle obecnego polskiego prawa, przechowywanie dokumentów jedynie w archiwum elektronicznym jest nie tylko legalne, ale i bezpieczne. Zalet przechowywania dokumentów w systemie IT jest mnóstwo, choć mogłoby się wydawać, że używanie elektronicznego archiwum jest mniej bezpieczne. Jakkolwiek wybór systemu, który posłuży jako elektroniczne archiwum dokumentów, może być prawdziwym wyzwaniem.
tags: #temperatura #i #wilgotność #pomieszczenia #przechowywania #akt
