Odwrotna Konwersja Wewnętrzna: Definicja i Funkcjonowanie
- Szczegóły
W systemach zarządzania handlem i magazynem kluczowe jest powiązanie dokumentów handlowych i magazynowych, aby zapewnić pełną informację o działalności firmy. Dokumenty handlowe i magazynowe muszą być ze sobą powiązane. Powiązanie takie możemy ustalić w trakcie wpisywania danego dokumentu do systemu.
W programie występuje kilka klas dokumentów ze sobą skojarzonych. W trakcie przekształceń dokumentów (np. tworzenie Faktury Sprzedaży na podstawie Rezerwacji Odbiorcy), jeśli dokument docelowy jest przez program zapisywany do bufora, w chwili przekształcenia użytkownik od razu widzi formularz tworzonego dokumentu (bez konieczności wyszukiwania go na innej liście).
Uwaga: Dokument docelowy jeszcze przed wyświetleniem jest zapisywany do bufora.
Drugą grupą dokumentów skojarzonych ze sobą są Faktury Zakupu i Przyjęcia Zewnętrzne.
FZ - wpisujemy Fakturę Zakupu, zaznaczamy na niej parametr PZ i zapisujemy ją. W trakcie zapisu FZ program automatycznie generuje dokument Przyjęcia Zewnętrznego (PZ).
Przeczytaj także: Sterowniki i usterki ASUS K52J
PZ - wpisujemy Przyjęcie wewnętrzne, zaznaczamy parametr FZ i zapisujemy dokument. Na liście Faktur Zakupu pojawia się nowy dokument. Faktura ta jest w buforze, możemy na niej modyfikować dane dostawcy, cenę, wartość, formę i termin płatności. Po wprowadzeniu na listę FZ nowego dokumentu, zatwierdzamy go. Na jego podstawie został naliczony podatek VAT i płatności.
W celu wprowadzenia towaru na magazyn należy na podstawie faktury utworzyć dokument magazynowy. jeśli do Faktury Zakupu były wystawione wcześniej korekty, będą one uwzględnione na dokumencie magazynowym. Wyjątek od tych reguł stanowią dokumenty FZ wystawiane w module Handel Plus, gdzie można określić różne magazyny dla poszczególnych pozycji dokumentu.
W systemie istnieje możliwość seryjnego utworzenia dokumentów PZ do Faktur Zakupu. Opcja jest dostępna w menu kontekstowym na liście FZ lub po wciśnięciu przycisku . W przypadku tej metody możliwe jest generowanie jednej faktury na podstawie kilku dostaw (Przyjęć Zewnętrznych). Faktura Zakupu powstaje z zaznaczonych i zapisanych na stałe Przyjęć Zewnętrznych. kilka Przyjęć Zewnętrznych może być podstawą dla Faktury Zakupu. (n:1). Istnieje również możliwość przekształcania dokumentów magazynowych PZ wystawionych w różnych magazynach (lokalnych) do jednej Faktury Zakupu.
W zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dok. Jeśli do Faktury Zakupu przekształcone zostały dokumenty PZ dotyczące tego samego magazynu - wtedy na utworzonym dokumencie FZ można dopisywać nowe pozycje. Jeśli dotyczyły różnych magazynów, możliwość dodawania nowych pozycji będzie istniała tylko przy włączonym module Handel Plus. Fakturę Zakupu utworzoną z PZ można zapisać do bufora. W takim przypadku nowe (dopisane) pozycje są widoczne na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Przy zapisie Faktury Zakupu na trwałe program na nowe (dopisane) pozycje tworzy odrębny dokument PZ.
Wprowadzając towar na magazyn dokumentem Przyjęcia Zewnętrznego nie zawsze znamy ostateczny koszt dostawy. Zdarzają się sytuacje, kiedy na Fakturze Zakupu powinny widnieć inne ceny niż na wprowadzonym wcześniej PZ. Funkcja jest aktywna po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry - Pozwalaj na edycje cen/kursu na FZ powstałym z PZ. Wartość zasobu na magazynie jest zmieniana zgodnie z wartością korekty. PZ1 - 1 szt. Jeżeli FZ została utworzona z kilku PZ, przy zapisie FZ tworzone są korekty wartości do poszczególnych Przyjęć Zewnętrznych. Na FZ powstałej z Przyjęcia Zewnętrznego wystawionego w walucie obcej można zmienić kurs waluty (nie można zmienić samej waluty). Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry jest zaznaczony parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie na FZ pobierany jest kurs zgodnie z ustawieniem w Konfiguracji firmy/ ogólne/ parametry - Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty: zakupu/ wystawienia/ wpływu.
Przeczytaj także: Zastosowanie wężyków do filtra osmozy
Każdy z tych dokumentów może istnieć samodzielnie, ale jedynie połączone ze sobą dokumenty handlowe i magazynowe dostarczają nam pełnej informacji o działalności handlowej naszej firmy. Nie można powiązać ze sobą dwóch, samodzielnie wprowadzonych dokumentów. Połączenie takie dotyczy Faktury Sprzedaży przekonwertowanej do WZ i odwrotnie.
Najczęściej mamy do czynienia z sytuacją, gdy wydanie towaru z magazynu wiąże się z wystawieniem Faktury Sprzedaży, czyli klient otrzymuje razem towar i dokument. wystawiamy Fakturę Sprzedaży (Paragon), zaznaczamy na niej parametr WZ(RW) i zapisujemy dokument. Program na podstawie faktury wystawi dokument WZ. Oba dokumenty będą zapisane na trwałe. Zastosowany schemat numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Dokumenty dla WZ - Wydanie Zewnętrzne do FS (PA).
Wystawiamy WZ, zaznaczamy parametr FS i zapisujemy dokument. Oprócz dokumentu WZ pojawia się nowa faktura w buforze (na liście faktur). Program pozwala na zmianę danych kontrahenta, formy i terminu płatności. Proponowany jest schemat numeracji zdefiniowany jako domyślny w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty dla FS - Faktura Sprzedaży z WZ.
Wystawiamy Fakturę Sprzedaży (Paragon). Faktury Sprzedaży (Paragony) rezerwują towar na magazynie, co widać na liście Zasobów w kolumnie Rezerwacje (menu Handel/ Zasoby). w zależności od ustawień w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry: Inicjacja dokumentu faktura pobiera towar lub tylko tworzy rezerwację. program przekształca tylko zaznaczoną FS, przy próbie generowania z niezaznaczonej FS poinformuje nas o tym odpowiednim komunikatem. Wyjątek od tych reguł stanowią dokumenty FS/PA wystawiane w module Handel Plus, gdzie można określić różne magazyny dla poszczególnych pozycji dokumentu.
Uwaga: Faktura może pobierać towar z magazynu, jeśli zaznaczony jest parametr Pobranie. Na liście Faktur Sprzedaży oraz Paragonów istnieje możliwość seryjnego tworzenia dokumentów WZ. Dokumenty, do których generowane będą WZ użytkownik musi wcześniej zaznaczyć na liście . Opcja seryjnego tworzenia WZ jest dostępna, podobnie jak generowanie pojedynczych WZ, w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) jako opcja Przekształcenie do WZ lub po wciśnięciu przycisku . Jest to odwrotna sytuacja niż ta opisana poprzednio. Istnieje możliwość przekształcania kilku zaznaczonych WZ do jednej FS (n:1). Jeśli na WZ cena pozycji pomnożona przez ilość jest różna od wartości pozycji, przy próbie utworzenia PA generowany jest komunikat: Błąd agregowania dokumentów!
Przeczytaj także: Odwrócona osmoza: Twój przewodnik
Płatności generowane są po przekształceniu Wydań Zewnętrznych do Faktury. Na Fakturze, która powstała na podstawie wystawionego wcześniej dokumentu WZ możliwa jest zmiana ceny sprzedaży oraz rabatu.
Uwaga: Możliwa jest zmiana ceny sprzedaży, rabatu (w tym również rabatu w nagłówku dokumentu) czy kursu waluty dokumentu. Nie można zmieniać ilości sprzedanego towaru, która wynika z dokumentu WZ. Jeśli w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry zaznaczono parametr Agregacja pozycji na dok. powstałych z WZ PZ, wówczas podczas przekształcania kilku dokumentów WZ do jednej Faktury/ Paragonu program porównuje pozycje towarowe. Jeśli są one identyczne - towar z kilku pozycji jest agregowany do jednej. Dla pozycji przepisanych z WZ nie ma możliwości ich zmiany czy usunięcia. Istnieje również możliwość przekształcania dokumentów magazynowych WZ wystawionych w różnych magazynach (lokalnych) do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu. W zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dok. W przypadku korygowania dokumentów FS /PA - skojarzone korekty WZ są tworzone dla magazynu, z którego pochodzi pozycja na dokumencie. Fakturę Sprzedaży (PA) utworzoną z WZ można zapisać do bufora. Przy zapisie Faktury Sprzedaży (PA) na trwałe program na nowe (dopisane) pozycje tworzy odrębny dokument WZ.
Dokument rezerwacji może być przekształcany do dokumentów wynikowych wielokrotnie, do momentu kiedy zostanie zrealizowany w całości (całość ilości towaru/usługi zostanie pobrana na dokumenty powiązane). Przekształcenie do paragonu - wykonuje się po zaznaczeniu wybranych rezerwacji. Przekształcenie do faktury - funkcja programu pozwala na przekształcenie wybranych rezerwacji do Faktury Sprzedaży. Przekształcenie do WZ - funkcja umożliwia utworzenie dokumentu WZ na podstawie wcześniejszej rezerwacji towaru. Przekształcenie do Rozchodu Wewnętrznego - funkcja pozwala na wydanie z magazynu towaru, zarezerwowanego np. na wewnętrzne potrzeby przedsiębiorstwa. Przekształcenie do Przesunięcia Międzymagazynowego - aby użytkownicy programu mogli zarezerwować towar wewnątrz firmy na potrzeby innego magazynu lub oddziału, w programie możliwe jest tworzenie Rezerwacji Wewnętrznych, a następnie przekształcenie ich do MM. Operacja taka jest dostępna na liście Rezerwacji Odbiorcy pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.
Na formularzu RO w prawym górnym rogu znajduje się parametr Rezerwacja wewnętrzna. Po jego zaznaczeniu pole z wyborem kontrahenta zostanie zastąpione polem, w którym należy wskazać magazyn docelowy dla rezerwowanego towaru. Wartość towarów na MM jest wyliczana zgodnie z rzeczywistą wartością tego przesunięcia. Do Przesunięcia Międzymagazynowego można przekształcać wyłącznie rezerwacje oznaczone jako Rezerwacja wewnętrzna. wówczas na formularzu dokumentu RO w kolumnie Zrealizowano ilość zostanie zmniejszona o ilość towaru z dokumentu anulowanego. wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie rezerwacji na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze rezerwowane są widoczne dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Ilości w kolumnie Rezerwacje pobierane są z kolumny Pozostaje z formularza RO. Tym samym wyświetlana jest ilość pozostająca do realizacji.
Przy przekształcaniu RO do dokumentów handlowych bądź magazynowych można wskazać konkretne dokumenty RO poprzez zaznaczenie na liście, a następnie wybrać jedną z opcji: FS, PA, WZ. Rezerwacje muszą dotyczyć jednego kontrahenta. Uwaga: Podczas przekształcania kilku RO porównywany jest kontrahent ‑ nabywca. Jeśli na rezerwacjach występuje towar w różnych jednostkach miary (podstawowej i pomocniczej) - po konwersji pojawi się na dokumencie sprzedaży w odrębnych pozycjach. Na liście RO można zaznaczyć kilka RO i przekształcić je do jednej Faktury Pro Forma. FPF jest edytowalna tylko częściowo - daty, numer, termin, rabat, ceny. W momencie kiedy jeden z powyższych warunków nie jest spełniony, program nie pozwoli na wygenerowanie FPF do RO.
Uwaga: W przypadku kiedy RO jest powiązane z FPF i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy RO (do FS, PA lub WZ) wówczas zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń z poziomu FPF (tworzenia zaliczek, WZ częściowych, przekształcania do Faktur Sprzedaży częściowych). Podobnie w przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy FPF (przekształcenie do Faktury Zaliczkowej, WZ częściowego, FS częściowej lub Faktury Sprzedaży) zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń RO. W systemie istnieje możliwość tworzenia zamówienia towaru (ZD) na podstawie dokumentów rezerwujących towar dla klienta. Do jednego dokumentu ZD mogą być konwertowane dokumenty RO niezależnie do waluty, w jakiej zostały wystawione. Dokument ZD jest zawsze tworzony w walucie systemowej PLN. Do jednego dokumentu ZD mogą być konwertowane dokumenty RO niezależnie od kontrahenta, dla jakiego zostały wystawione. Dokument ZD jest tworzony zawsze dla kontrahenta !NIEOKRESLONEGO!. Do jednego dokumentu ZD mogą być konwertowane dokumenty ZD niezależnie od algorytmu (netto/ brutto) w jakim zostały wyliczone dokumenty RO.
Program nie pozwoli na utworzenie dokumentu ZD do Rezerwacji Odbiorcy o statusie „Zamknięto” lub „Zrealizowano”. Błąd agregowania dokumentów! Przekształcenie jest możliwe tylko w przypadku, gdy na przekształcanych RO są towary/ usługi złożone. Istnieje możliwość utworzenia PWP na podstawie kilku dokumentów RO. Program nie pozwoli na utworzenie dokumentu PWP do Rezerwacji Odbiorcy o statusie „Zamknięto” lub „Zrealizowano”. Przekształcenie do dokumentu Rezerwacji Odbiorcy następuje po wciśnięciu przycisku . Na formularz RO przenoszone są wszystkie pozycje z FPF. Użytkownik może modyfikować RO powstałe na podstawie FPF (dodawać, usuwać pozycje, zmieniać ilość, ceny, rabat, datę wystawienia, termin rezerwacji, ...
Specyfika Usług Złożonych i Rozchód Wewnętrzny
Ustalenie szczegółowych warunków sprzedaży takiej usługi, w tym również modyfikacja receptury pobranej z karty usługi, możliwe są z poziomu formularza Faktury Sprzedaży oraz Paragonu. W oknie edycji pozycji, na zakładce [Składniki], użytkownik może zmienić skład receptury, wybrać inną, spośród dostępnych dla tej usługi lub też wprowadzić ręcznie składniki, jeżeli dla usługi nie utworzono żadnej receptury. Dla wszystkich składników możliwe jest określenie: ilości, jednostki miary oraz magazynu.
Po przekształceniu Faktury Sprzedaży lub Paragonu do dokumentów magazynowych, automatycznie tworzony jest Rozchód Wewnętrzny na wszystkie składniki usługi złożonej (również usługi proste). Data na RW jest ustawiana zgodnie z parametrem Przenoś daty sprzedaży/zakupu na dokumenty powiązane w Konfiguracji. Wszystkie dokumenty RW utworzone dla składników usługi złożonej dostępne są na liście Rozchodów Wewnętrznych ze statusem FS lub PA. Powiązania między RW oraz FS/PA widoczne są na formularzach tych dokumentów na zakładce [Dokumenty]. Rzeczywisty koszt usługi złożonej wyliczany jest na podstawie składników pobranych dokumentem RW. Na Rozchód Wewnętrzny przenoszone są zarówno towary, jak i usługi wchodzące w skład usługi złożonej. Rzeczywisty (w przypadku FS/PA z pobraniem) lub symulowany (dla FS/PA rezerwujących towar) koszt usługi złożonej jest widoczny podczas edycji pozycji na zakładce Składniki oraz jest uwzględniany przy wyliczaniu zysku z całej transakcji pod przyciskiem .
Jeżeli w konfiguracji zaznaczono parametr Konwersja FS/PA/PF/PZ do WZ - przenoś usługi na WZ, wtedy usługa wraz z kosztem zakupu pojawi się na Wydaniu Zewnętrznym. Jeżeli Paragon z usługą złożoną zostanie przekształcony do Faktury Sprzedaży, koszt usługi będzie widoczny zarówno na PA, jak i FS. Opakowania kaucjonowane nie są wydawane dla składników usługi złożonej.
W przypadku korygowania usługi złożonej na Fakturze lub Paragonie, korektę ilości dla składników będących na Rozchodzie Wewnętrznym należy wykonać oddzielnie z poziomu listy RW. Jeżeli na dokumencie handlowym znajduje się taka usługa, program wyświetli przed wykonaniem korekty komunikat: Na dokumencie znajdują się usługi złożone. Wykonanie korekty do RW nie powoduje automatycznego korygowania składników na FS/PA. Anulowanie dokumentu RW powiązanego z Fakturą lub Paragonem nie jest możliwe. Operacja ta jest możliwa jedynie poprzez anulowanie FS/PA. Przy anulowaniu dokumentu handlowego pojawi się pytanie, czy anulować również powiązane dokumenty magazynowe. Po udzieleniu odpowiedzi Tak, program anuluje paragon lub fakturę, oraz wszystkie powiązane WZ i RW.
tags: #odwrocona #konwersja #wewnetrzna #definicja
