Faktura Odwrotne Obciążenie od Zagranicznego Kontrahenta – Rozliczenie VAT

Szczegóły: Opublikowano: 03. December 2025

Współczesna gospodarka jest silnie zglobalizowana, a działanie na rynku międzynarodowym daje duże szanse na rozwój przedsiębiorstwa. Działanie na rynku międzynarodowym daje duże szanse na rozwój przedsiębiorstwa. Oczywiście, trzeba również stawić czoła licznym wyzwaniom. Należy do nich np. prawidłowe rozliczanie podatków.

Podstawowe Pojęcia

Skrót „np.”, odwrotne obciążenie czy waluta obca - to terminy, które towarzyszą wystawianiu faktury dla zagranicznego kontrahenta. Zanim wyjaśnimy Ci, czym jest odwrotne obciążenie, zastanówmy się, czego w ogóle dotyczy VAT. Kto płaci podatek VAT? Co do zasady robi to sprzedawca, który wykonuje usługę lub dostarcza towar. Są jednak pewne wyjątki od tej zasady.

Odwrotne Obciążenie (Reverse Charge)

Odwrotne obciążenie w podatku VAT polega na przesunięciu obowiązku opodatkowania podatkiem VAT transakcji sprzedaży określonego towaru lub usługi ze sprzedawcy na nabywcę. Zwykle to sprzedawca nalicza i odprowadza VAT do urzędu skarbowego. W systemie odwrotnego obciążenia ten obowiązek przenosi się na nabywcę towaru lub usługi. Oznacza to, że kupujący sam oblicza podatek należny, wykazuje go w deklaracji i jednocześnie - jeśli ma do tego prawo - odlicza go jako podatek naliczony.

W przypadku odwrotnego obciążenia to nabywca, który kupuje towar lub usługę, jest zobowiązany do rozliczenia należnego podatku VAT. Tak zwana transakcja reverse charge przerzuca na niego obowiązek zapłaty VAT i rozliczenia podatku zgodnie ze stawkami przewidzianymi dla konkretnego produktu w danym kraju.

Cel mechanizmu odwrotnego obciążenia

Mechanizm odwrotnego obciążenia ma przede wszystkim na celu uszczelnienie systemu podatkowego i uniknięcie sytuacji, w których podatnik nie odprowadza należności z tytułu podatku VAT. Celem wprowadzenia odwrotnego obciążenia VAT było uproszczenie procedur rozliczania transakcji międzynarodowych, a także zapobieganie oszustwom podatkowym. Mechanizm ten zmniejsza ryzyko tzw.

Przeczytaj także: Odwrócona faktura PWiK krok po kroku

Z punktu widzenia przedsiębiorców zasadniczo jest to rozwiązanie neutralne, które nie ma wpływu na przychód. Wymaga jednak dobrej znajomości Ustawy o podatku od towarów i usług oraz budzi pytania interpretacyjne przedsiębiorców.

Kiedy stosuje się mechanizm reverse charge?

Odwrotne obciążenie stosuje się przede wszystkim podczas dokonywania transakcji transgranicznych. Odwrotne obciążenie funkcjonuje nadal przy usługach świadczonych na rzecz zagranicznych przedsiębiorców. Mogłoby się wydawać, że mechanizm odwrotnego obciążenia już nie funkcjonuje.

Obecnie reverse charge w Polsce dotyczy głównie transakcji transgranicznych: wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu usług oraz dostaw, w których dostawca nie jest ustanowiony w Polsce.

Pozwala ono na uniknięcie obowiązku podatkowego przez sprzedawcę, który obligowałby go do rejestracji VAT w kraju sprzedaży. Jednak należy pamiętać, że przy zastosowaniu odwrotnego obciążenia, obowiązek podatkowy nie zanika.

Warunki stosowania odwrotnego obciążenia

W zależności od typu transakcji, aby możliwe było zastosowanie odwrotnego obciążenia, konieczne jest spełnienie kilku warunków odnoszących się zarówno do podatnika i jego kontrahenta, jak i towaru lub usługi, których dotyczy faktura. Stosowanie mechanizmu reverse charge zastępują kolejne rozwiązania sprzyjające uszczelnianiu systemu podatkowego. na zasadność zastosowania odwrotnego obciążenia w przypadku konkretnej transakcji wskazuje ustawa (dotyczy to np.

Przeczytaj także: Sterowniki i usterki ASUS K52J

Aby reverse charge był zastosowany prawidłowo, obie strony transakcji muszą spełnić określone wymogi. Sprzedawca wystawia fakturę bez VAT, z obowiązkowym dopiskiem „reverse charge”. Nabywca rozlicza VAT należny i - jeśli ma prawo - VAT naliczony w swojej deklaracji. W transakcjach unijnych kluczowa jest też weryfikacja numeru VAT UE kontrahenta (np. w systemie VIES). Brak aktywnego numeru może spowodować, że transakcja nie będzie mogła być rozliczona w ramach reverse charge, co prowadzi do błędów i korekt.

Faktura dla Zagranicznego Kontrahenta

Faktura dla zagranicznego kontrahenta może być wystawiona w języku ojczystym naszego klienta. Na potrzeby kontroli podatkowej organy krajowej administracji skarbowej mogą jednak zażądać od nas tłumaczenia faktury na język polski. Dlatego ze względów praktycznych faktury dla zagranicznego kontrahenta najwygodniej wystawić w wersji dwujęzycznej.

Terminy dotyczące wystawienia zagranicznej faktury są takie same jak dla faktur krajowych. To znaczy: sprzedawca ma czas na wystawienie faktury do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonał usługę. Może też wystawić fakturę z wyprzedzeniem - maksymalnie na 30 dni przed realizacją usługi.

Niezbędne Elementy Faktury

Niezbędne elementy faktury, którą wystawiasz zagranicznemu kontrahentowi, są takie same, jak w przypadku faktury krajowej. Różnica między fakturą zagraniczną a krajową, dotyczy podatku VAT. Dlatego na fakturze dla zagranicznej firmy należy w miejscu stawki VAT wskazać skrót „np.”. Jeśli nabywcą usługi jest zagraniczna osoba fizyczna, zapis o odwrotnym obciążeniu i nieopodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce (skrót „np.”) nie ma zastosowania.

Waluta na Fakturze

Faktura dla zagranicznego kontrahenta nie musi być wystawiona w polskich złotych. Możesz ją wystawić w dowolnej walucie - kwestia dogadania się z kontrahentem. Oczywiście dla celów podatkowych faktura wystawiona w walucie obcej musi być przeliczona na polskie złotówki.

Przeczytaj także: Zastosowanie wężyków do filtra osmozy

Obowiązujące w Polsce przepisy w zakresie podatku VAT dopuszczają możliwość wystawienia faktury w zagranicznej walucie (zazwyczaj w euro) nawet w obrocie między polskimi przedsiębiorstwami. W związku z tym trzeba jednak ustalić kurs, po którym nastąpi zaksięgowanie faktury. Ważne jest jedynie, by wartość podatku od towarów i usług została określona w złotówkach.

Kurs Przeliczeniowy

Wystawiając swojemu kontrahentowi fakturę w walucie obcej musisz też pamiętać o rozliczeniu różnic kursowych. Polski programista, realizujący kontrakt B2B dla spółki z Republiki Irlandii wystawił fakturę w euro, na której: data sprzedaży to 31.01.2023; data wystawienia to 03.02.2023. Po jakim kursie faktura zostanie przeliczona na złotówki?

VAT-UE

Jeśli zaczynasz świadczyć usługi dla kontrahentów z innego kraju Unii Europejskiej lub zamierzasz nabyć od nich usługi, dokonaj rejestracji do VAT-UE. Co ważne: musisz to zrobić nawet w sytuacji, w której korzystasz ze zwolnienia z VAT. Przed dokonaniem pierwszej transakcji (wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów) trzeba również zarejestrować się do VAT-UE.

Podczas współpracy z zagranicznym kontrahentem należy stosować odpowiednie systemy identyfikacyjne. Nieco inaczej wygląda sytuacja, jeśli chodzi o transakcje zagraniczne. W tym przypadku stosuje się tzw. VAT-UE, czyli numer europejski NIP (dlatego też czasem określa się go jako NIP UE). Kluczowy jest tu fakt, że firma nieposiadająca numeru VAT-UE nie jest zidentyfikowana na potrzeby podatku od wartości dodanej.

Jeśli świadczysz usługi na rzecz kontrahenta z UE, usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce. Nabywca zapłaci VAT w swoim kraju. Fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano usługi.

Stawki VAT przy Fakturach Zagranicznych

Wybór odpowiedniej stawki VAT przy fakturze dla zagranicznego kontrahenta jest niezwykle istotny. Przykładowe stawki VAT:

23%, 8% i 5% - standardowe stawki VAT w Polsce.
0% WDT - Stawka VAT obowiązująca w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na terytorium UE. Warunkiem jej zastosowania jest posiadanie przez sprzedawcę i nabywcę ważnych numerów VAT UE oraz dokumentów potwierdzających wywóz towaru z Polski. Na fakturze należy podać numer VAT UE odbiorcy poprzedzony dwuliterowym kodem kraju (np. PL1234567890).
0% Exp - Stawka VAT przy eksporcie towarów poza UE, możliwa do zastosowania po przedstawieniu dowodu wywozu, np. dokument celny.
nie podl. UE - Oznaczenie używane przy wewnątrzwspólnotowym świadczeniu usług na rzecz podatników VAT UE.
nie podl. - Stawka VAT przypisywana usługom świadczonym poza terytorium Polski.

Błędy przy Rozliczaniu VAT

Błędy mogą polegać na niewłaściwym rozpoznaniu, kto jest zobowiązany do rozliczenia VAT, braku adnotacji na fakturze, nieprawidłowym ujęciu transakcji w deklaracji lub pliku JPK_V7. Organy podatkowe mogą zakwestionować rozliczenie, co prowadzi do konieczności skorygowania deklaracji oraz zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.

Innym poważnym błędem jest niezastosowanie się do obowiązujących terminów. Należy pamiętać o tym, iż fakturę zagraniczną należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca po wykonaniu usługi. Błędem jest także brak archiwizacji dokumentów.

Mechanizm Podzielonej Płatności (Split Payment)

Obecnie pewne funkcje, pełnione wcześniej przez odwrotne obciążenie, spełnia mechanizm podzielonej płatności. Prezentuje się jednak w inny sposób. Kiedy 1 listopada 2019 roku został wprowadzony mechanizm podzielonej płatności, czyli split payment, dużą część transakcji rozliczanych wówczas w ramach odwrotnego obciążenia objęły nowe przepisy.

Zlecenie takiego przelewu dzieli transakcję na dwie części: jedną stanowi kwota netto, a drugą należność z tytułu podatku VAT, która trafia na specjalny rachunek VAT. Zgromadzone na nim środki można przeznaczać jedynie w ściśle określonych celach.

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Pomimo przesunięcia terminu wejścia w życie KSeF, Krajowy System e-Faktur będzie miał znaczący wpływ na sposób wystawiania faktur dla podmiotów zagranicznych. Zgodnie z art. 106ga ust. Należy pamiętać, że faktura w KSeF wystawiona dla zagranicznego odbiorcy nie będzie trafiać do niego automatycznie. Polski przedsiębiorca musi przekazać dokument: w postaci cyfrowej (np. e-mailem) lub w formie papierowej.

Import Usług

Coraz większą popularnością, zwłaszcza w dobie cyfryzacji, cieszy się import usług. Import usług należy również wykazać w odpowiedniej deklaracji. Dla czynnych podatników VAT będzie to JPK_V7M albo JPK_V7K.

Import usług to sytuacja, w której polski podatnik nabywa usługę, np. reklamową, od zagranicznego kontrahenta. W takiej sytuacji kluczowe jest także prawidłowe ujęcie transakcji w deklaracji VAT i w pliku JPK_V7. Mechanizm reverse charge sprawia, że rozliczenie importu usług odbywa się bez udziału zagranicznego dostawcy w polskim systemie podatkowym.

Od 1 stycznia 2021 r. Jeśli cena jest wyrażona w walucie obcej, to musisz ją przeliczyć na złote polskie według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.

Obowiązki Przedsiębiorcy

Przedsiębiorcy stosujący mechanizm reverse charge muszą zadbać o prawidłowe rozliczenie VAT oraz spełnienie określonych formalności. Sprzedawca nie rozlicza za to podatku VAT, ale ma obowiązek ująć transakcję w ewidencji, wykazać w niej jedynie kwotę netto i zachować dowody świadczące o jej charakterze (np. umowę, zamówienie).

Aby uniknąć problemów z rozliczeniem podatku i potencjalnych konsekwencji, przed dokonaniem na rzecz kontrahenta płatności uwzględniającej podatek VAT, należy zweryfikować, czy numer rachunku znajduje się na białej liście podatników VAT. W przypadku transakcji na kwotę wyższą niż 15 tys. zł może wiązać się to z brakiem możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu oraz ryzykiem poniesienia solidarnej odpowiedzialności za zaległości podatkowe kontrahenta.

Podsumowanie

Prawidłowe rozliczenie podatku VAT to wymagające zadanie, któremu sporo uwagi poświęca administracja skarbowa. Warto regularnie weryfikować przepisy i konsultować się z ekspertami, aby uniknąć błędów i potencjalnych problemów.

tags: #faktura #odwrotne #obciążenie #od #zagranicznego #kontrahenta