Woda mineralna a odliczenie VAT: Kompleksowy przewodnik dla przedsiębiorców

Szczegóły: Opublikowano: 30. November 2025

Wielu przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT zastanawia się, czy mogą odliczyć VAT od zakupu artykułów spożywczych, takich jak woda mineralna, udostępnianych pracownikom i kontrahentom. Wątpliwości te wynikają z niejasnych przepisów i różnic w interpretacjach organów podatkowych. Niniejszy artykuł ma na celu wyjaśnienie tej kwestii, przedstawiając aktualne przepisy, interpretacje oraz praktyczne wskazówki dotyczące odliczania VAT od zakupu wody mineralnej.

Zakup artykułów spożywczych w firmie - ogólne zasady

Częstą praktyką podmiotów prowadzących działalność gospodarczą będących czynnymi podatnikami VAT jest kupowanie różnego rodzaju artykułów spożywczych i udostępnianie ich m.in. pracownikom. Wątpliwości podatników budzi m.in. możliwość odliczenia VAT od takich zakupów. Jeden z naszych Czytelników (spółka z o.o.) dokonuje zakupu artykułów spożywczych, takich jak: kawa, herbata, syrop, sok, mleko imbir, cytryna, limonka, cukier, różne przyprawy i dodatki, słodycze i napoje. Artykuły te są spożywane przez pracowników, zleceniobiorców, osoby współpracujące B2B, jak również przez kontrahentów wizytujących firmę. Artykuły znajdują się w ogólnodostępnej dla wszystkich kuchni. Są też spożywane w czasie spotkań biznesowych z kontrahentami/klientami spółki, a także podczas wewnętrznych spotkań firmowych. Niekiedy zakupione artykuły spożywcze w jeszcze szerszym asortymencie są przeznaczone na spotkania integracyjne, które odbywają się wewnątrz firmy.

Prawo do odliczenia VAT - ogólne zasady

Nawiązując do art. 86 ust. Podatnicy, w myśl zasady ogólnej wyrażonej w art. 86 ustawy o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361), mają prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakupy towarów i usług w takim zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (z pewnymi wyjątkami wynikającymi z art. 88 ust. 1 ustawy o VAT). Kwota podatku VAT naliczonego możliwa do odliczenia wynika z otrzymanej faktury i dotyczy nabycia towarów lub usług czy wpłaty zaliczki.

Decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia VAT ma związek podatku VAT z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podatnika, musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami a powstaniem obrotu.

Czynny podatnik VAT - nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanej faktury nie wcześniej niż w miesiącu, w którym powstał obowiązek opodatkowania VAT u sprzedawcy. Zatem nabywca zawsze musi spojrzeć na fakturę i ustalić w którym miesiącu powstał obowiązek opodatkowania VAT danej sprzedaży u sprzedawcy. Odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury sprzedaży nie może dokonać wcześniej niż w tym ustalonym miesiącu. Czynny podatnik VAT - nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT nie wcześniej aniżeli w miesiącu, w którym otrzymał fakturę albo dokument celny.

Przeczytaj także: Gdzie kupić wodę destylowaną?

Kiedy można odliczyć VAT od zakupu wody mineralnej?

W aktualnej linii interpretacyjnej fiskus stoi na stanowisku, że aby można było odliczyć podatek VAT od zakupu artykułów spożywczych typu kawa, herbata, mleko, woda, cukier, ciastka, inne podobne to te artykuły muszą być przeznaczone na sprzedaż opodatkowaną VAT w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Zatem musi wystąpić przyczynowo-skutkowy związek pomiędzy nabyciem artykułów spożywczych a dokonywaną sprzedażą firmową opodatkowaną VAT. Oznacza to, iż zakup musi mieć związek z przedmiotem prowadzonej działalności gospodarczej. Oczywiście związek uzyskiwanym przychodem może być pośredni (koszty ogólne, pozostałe) albo bezpośredni (materiały, towary, inne wydatki).

Natomiast czynny podatnik VAT nie będzie miał prawa do odliczenia podatku VAT od nabycia artykułów spożywczych, jeżeli służą one tylko potrzebom osobistym pracowników, kontrahentów. W takim wypadku fiskus stwierdza, że zakup ten nie jest w żaden sposób związany z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Ustawy podatkowe nie definiują co to jest potrzeba osobista. Potrzebą osobistą może być potrzeba konkretnego człowieka albo konkretnych ludzi. Potrzeba osobista nie będzie potrzebą większości a raczej potrzebą zindywidualizowaną, czyli po prostu prywatną.

Fiskus utrzymuje wciąż twierdzenie, że wydatki dotyczące potrzeb osobistych pracowników, kontrahentów nie mogą być podstawą do odliczenia podatku VAT, ponieważ nie są one związane z działalnością gospodarczą a dokładniej ze sprzedażą opodatkowaną VAT prowadzoną w ramach tej działalności. Potrzeby osobiste pracowników to takie, które nie można identyfikować z obowiązkami wykonywanymi w ramach umowy o pracę. Ich zaspokojenie to dobrowolna inicjatywa pracodawcy. Zupełnie odmiennie od potrzeb pracowniczych, ustanowionych przepisami m.in. ustawą z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) czy rozporządzeń dotyczących praw pracowniczych, które to pracodawca jest zobowiązany zaspokoić.

Interpretacje organów podatkowych

Organy podatkowe przyjmują, że podatnik nie ma prawa odliczyć VAT od zakupów, które nie są związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i służą jedynie celom osobistym pracowników. Przy czym ustawodawca nie definiuje pojęcia "potrzeb osobistych". Zgodnie z definicją Słownika języka polskiego potrzebami osobistymi są takie potrzeby, które dotyczą danej osoby i które są jej potrzebami prywatnymi, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tę osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika czy pełnioną funkcją.

Organ uznał, że udostępnienie zakupionych przez podatnika artykułów spożywczych, m.in.: wody, kawy, herbaty, mleka, soków, napoi słodzonych, orzeszków, krakersów, wafli ryżowych, ciastek, czekoladek, herbatników, paluszków, cukierków, owoców i warzyw, personelowi w ogólnodostępnych miejscach w siedzibie firmy w trakcie wykonywania zadań wynika z dobrej woli podatnika jako pracodawcy. W konsekwencji zakupy wspomnianych artykułów spożywczych wykorzystywanych we wskazanych wyżej okolicznościach nie mają związku z wykonywaniem przez podatnika czynności opodatkowanych.

Przeczytaj także: Inwestycje w Jakość Wody w Proszówkach

Natomiast zdaniem Dyrektora KIS zaprezentowanym w interpretacji indywidualnej z dnia 2 kwietnia 2021 r., nr 0114-KDIP4-3.4012.2.2021.2.IG, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT w przypadku zakupu artykułów spożywczych, takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, woda mineralna, które będą udostępniane pracownikom i współpracownikom w czasie pracy, ponieważ towary te są przeznaczone do zużycia w związku z przepisami bhp i mają pośredni związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Tak samo jest w przypadku udostępnienia tych towarów w czasie spotkań i narad biznesowych.

Jednak, już w zakresie odliczenia podatku VAT od wydatków spożywczych dla pracowników, podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z faktur dotyczących zakupu posiłków (artykułów spożywczych typu soki, słodycze, owoce, jogurty) ponieważ służą one do zaspokojenia potrzeb prywatnych pracowników i osób współpracujących. Podatnikowi przysługuje natomiast prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupów artykułów spożywczych takich, jak: woda, mleko, kawa, herbata, cukier, woda mineralna, udostępnianych swoim pracownikom i współpracownikom w czasie pracy.

Alkohol a odliczenie VAT

Organy podatkowe uznają, że podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT przy nabyciu alkoholu na spotkania integracyjne ze swoimi pracownikami. Ich zdaniem w takim przypadku nie występuje związek pomiędzy nabyciem alkoholu na potrzeby spotkań integracyjnych a prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Należy wskazać, że WSA w Łodzi w wyroku z dnia 5 października 2023 r., sygn. akt I SA/Łd 587/23 (orzeczenie nieprawomocne), uznał, że podatnik, który zamówił kompleksową usługę organizacji imprezy szkoleniowo-integracyjnej, ma prawo odliczyć cały podatek naliczony, obejmujący m.in. zakup alkoholu.

Natomiast jeśli alkohol jest nabywany na spotkania z kontrahentami, to nabycie to ma pośredni związek z wykonywaną działalnością gospodarczą przez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, tj. budowanie pozytywnego wizerunku, poprawę relacji z kontrahentami.

Przeczytaj także: Woda mineralna Józef: Zalety

VAT od nieodpłatnego przekazania

"(...) Skoro Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z zakupem produktów spożywczych udostępnianych pracownikom, to ich nieodpłatne przekazanie nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT w trybie art. 7 ust. 2 ustawy (o VAT - przyp. red.).

Praktyczne aspekty zakupu wody mineralnej w firmie

Koszty podatkowe - kwalifikacja i moment ich rozliczenia. Udostępnianie pracownikom artykułów spożywczych jest obecnie powszechną praktyką na rynku pracy, która zachęca do podjęcia i kontynuowania zatrudnienia u danego pracodawcy. Przedsiębiorcy uzasadniają wydatki tym, że udostępnienie artykułów spożywczych ogranicza przerwy na przygotowanie posiłków, co pozwala pracownikom skupić się na wykonywaniu powierzonych zadań. Wspólna konsumpcja sprzyja integracji, wymianie pomysłów i kreowaniu nowych rozwiązań, wpływa na polepszenie relacji w firmie. Zapewnienie przekąsek powoduje, że pracownicy są dowartościowani, mają poczucie, że są istotnym ogniwem w strukturach przedsiębiorstwa. Utrwala to ich przywiązanie do firmy. Benefity mają na celu podwyższenie standardów pracy oraz poprawę atmosfery panującej w biurze. Ma to pozytywny wpływ na działalność firmy, gdyż stanowi zachętę do dalszej pracy, co powinno się pozytywnie przekładać na możliwość generowania przychodów, gdyż firmie łatwiej jest zatrudniać i zatrzymać specjalistów. Nabywane artykuły dla pracowników nie są zwykle finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Ich zakup jest finansowany ze środków obrotowych.

Zakup wody a koszty uzyskania przychodu

Tak - w wielu przypadkach zakup wody do firmy można zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu. Kluczowe jest jednak to, aby wydatek ten był poniesiony w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania przychodu, zgodnie z definicją zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz art. 15 ust. Jeśli woda jest zapewniana dla pracowników, jej zakup traktowany jest jako realizacja obowiązku pracodawcy wynikającego z przepisów BHP - a więc jednoznacznie powiązany z prowadzeniem działalności gospodarczej. Analogicznie, jeśli woda jest dostępna dla klientów lub kontrahentów - np. w recepcji, poczekalni czy sali konferencyjnej - również może być uznana za koszt działalności operacyjnej.

Co istotne, zakup wody nie podlega limitom kwotowym, o ile można wykazać jego związek z działalnością gospodarczą. Podsumowując: zakup wody może i powinien być wliczany w koszty działalności - pod warunkiem, że jest uzasadniony, celowy i prawidłowo udokumentowany.

Dokumentacja zakupu wody

Aby zakup wody do firmy mógł zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodu, musi być odpowiednio udokumentowany. Z punktu widzenia prawa podatkowego najważniejszym dokumentem jest faktura wystawiona na dane firmy, zawierająca pełną nazwę nabywcy, NIP oraz datę i przedmiot zakupu. W przypadku zakupów detalicznych, np. wody butelkowanej ze sklepu spożywczego, warto zawsze poprosić sprzedawcę o fakturę imienną na firmę. Nawet jeśli kwota zakupu jest niewielka, jej brak uniemożliwia zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu i odliczenie VAT.

W opisie faktury warto wskazać cel zakupu, np. „woda do zapewnienia pracownikom napojów zgodnie z obowiązkiem BHP”. Zakup wody powinien być również ujęty w odpowiednim miejscu w ewidencji księgowej - najczęściej jako koszt działalności operacyjnej (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej: kolumna „Pozostałe wydatki”). Warto także pamiętać, że przy zakupie dystrybutorów lub urządzeń filtrujących niektóre elementy (jak sam sprzęt) mogą być traktowane jako środki trwałe, jeśli ich wartość przekracza 10 000 zł netto. Podsumowując: poprawna dokumentacja zakupu wody to fundament bezpieczeństwa podatkowego.

Woda dla kontrahentów i gości a koszty uzyskania przychodu

Wielu przedsiębiorców ma wątpliwości, czy zakup wody przeznaczonej dla kontrahentów i gości odwiedzających firmę może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu. Wynika to z niejasnej granicy między kosztem reprezentacji, który nie podlega rozliczeniu podatkowemu, a kosztem działalności operacyjnej, który już tak. Jeśli zakup wody (np. w butelkach lub z dystrybutora) ma charakter codziennego użytku - woda jest dostępna w poczekalni, recepcji lub sali konferencyjnej i podawana wszystkim gościom bez szczególnego ceremoniału - wówczas uznaje się, że spełnia on funkcję bieżącego wsparcia działalności operacyjnej.

Problemy mogą pojawić się, gdy wydatki na wodę (lub inne napoje i poczęstunki) nabierają cech reprezentacji - czyli służą budowaniu wizerunku, prestiżu firmy, wywieraniu korzystnego wrażenia. Przykładem może być zakup drogich, ekskluzywnych butelek wody dla ważnych klientów lub okazjonalne zakupy dużych ilości wody wyłącznie z okazji konkretnych spotkań.

Odliczenie VAT od zakupu wody - warunki

Odliczenie podatku VAT od zakupu wody do firmy jest możliwe, ale pod pewnymi warunkami - nie każdy zakup wody automatycznie uprawnia do pomniejszenia należnego podatku. Jeśli woda kupowana jest dla pracowników - w celu zapewnienia im dostępu do napojów zgodnie z przepisami BHP - wówczas można odliczyć VAT, ponieważ wydatek ten uznaje się za związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Analogicznie, jeśli woda jest przeznaczona dla kontrahentów i klientów, VAT również może podlegać odliczeniu, o ile zakup nie nosi cech reprezentacji.

Organy podatkowe przywiązują dużą wagę do celu zakupu - jeśli woda służy do codziennego użytku i nie jest elementem budowania prestiżu firmy (np. poprzez wyjątkowo drogi asortyment), wtedy odliczenie jest zazwyczaj akceptowane. Istotna jest też forma zakupu. W przypadku zakupu detalicznego (np. w markecie), konieczne jest posiadanie faktury z NIP-em firmy - sam paragon bez NIP nie uprawnia do odliczenia VAT, nawet jeśli wydatek dotyczy działalności gospodarczej.

Zakup wody a praca zdalna

Wraz z popularyzacją pracy zdalnej i hybrydowej pojawiły się nowe pytania dotyczące rozliczania kosztów ponoszonych poza siedzibą firmy - w tym kosztów zakupu wody przez pracowników pracujących z domu. Jeśli pracodawca wyposaża pracownika pracującego zdalnie w niezbędne środki do pracy - np. w sprzęt komputerowy, krzesło ergonomiczne czy właśnie wodę - i dokumentuje ten fakt odpowiednią umową lub aneksem, może uznać to za koszt działalności gospodarczej.

W praktyce jednak rozliczenie wody zakupionej przez pracownika we własnym zakresie (np. z paragonem z supermarketu) budzi więcej wątpliwości niż tradycyjny zakup na firmę. Takie wydatki mogą zostać zakwestionowane podczas kontroli, zwłaszcza jeśli nie ma jednoznacznego związku z działalnością gospodarczą i brakuje odpowiedniej dokumentacji. W przypadku rozliczeń na zasadzie ryczałtu za pracę zdalną, który obejmuje m.in. zużycie prądu, internetu i podstawowych materiałów biurowych, koszt wody można uznać za element ogólnych warunków pracy - ale wtedy nie występuje jako osobna pozycja do rozliczenia.

Podsumowanie

Rozliczanie zakupu wody w firmie, choć pozornie proste, wymaga znajomości aktualnych przepisów oraz praktyki organów podatkowych. Woda dla pracowników to nie tylko wyraz troski o komfort pracy - to również obowiązek wynikający z przepisów BHP. Firmy mają do wyboru różne formy dostarczania wody: butelkowaną, z dystrybutorów, systemy filtrujące czy nowoczesne rozwiązania zintegrowane z kuchnią biurową. Każda z tych opcji może być księgowana jako koszt, o ile wydatek ma związek z działalnością firmy, a zakup nie nosi cech reprezentacji. Woda dostępna dla gości i kontrahentów również może być kosztem firmowym, o ile nie służy budowaniu wizerunku luksusu.

Tabela: Odliczenie VAT od artykułów spożywczych - podsumowanie

Artykuł spożywczy	Odliczenie VAT	Uzasadnienie
Woda mineralna (dla pracowników)	Tak	Spełnienie obowiązków BHP
Kawa, herbata (dla pracowników)	Tak	Spełnienie obowiązków BHP, zwyczajowy poczęstunek
Cukier, mleko (dla pracowników)	Tak	Spełnienie obowiązków BHP, zwyczajowy poczęstunek
Soki, słodycze, owoce	Nie	Zaspokojenie potrzeb osobistych, brak związku z działalnością
Alkohol (spotkania integracyjne)	Nie	Brak związku z działalnością gospodarczą
Alkohol (spotkania z kontrahentami)	Tak	Wpływ na wizerunek firmy i relacje z kontrahentami

tags: #woda #mineralna #a #odliczenie #VAT