Wydatki na wodę mineralną jako koszty uzyskania przychodu – interpretacje
- Szczegóły
Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy wydatki na zakup wody mineralnej mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Niniejszy artykuł ma na celu rozwianie wątpliwości w oparciu o przepisy prawa podatkowego oraz interpretacje organów skarbowych.
Koszty uzyskania przychodu - definicja
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.
Oznacza to, że aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:
- Być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
- Nie być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT jako wydatek niestanowiący kosztu uzyskania przychodu.
Zakup wody mineralnej a koszty uzyskania przychodu
Najczęściej przedsiębiorcy kupują wodę mineralną, kawę, herbatę, mleko czy cukier przede wszystkim do użytku pracowników, ale też klientów i kontrahentów. Takie zakupy można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów. Według ustawy kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą poza wskazanymi w art.23 ustawy o PIT.
Wydatki poniesione na zakup napojów - wody, herbaty czy też kawy, dokonywane na rzecz pracowników, objętych Regulaminem Pracy i zużywanych przez nich podczas bieżącej pracy, służą lepszej wydajności oraz zadowoleniu pracowników, są więc bezpośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów.
Przeczytaj także: Gdzie kupić wodę destylowaną?
Podobnie wydatki na napoje i inne artykuły spożywcze na rzecz klientów, kontrahentów, służą poprawieniu wizerunku firmy, a co za tym idzie, prowadzą one do lepszego postrzegania firmy, do większego zaufania i wzrostu przychodów. Stanowią one zwyczajowy poczęstunek podczas spotkań w siedzibie firmy, jaki obowiązuje w większości przedsiębiorstw i na tej podstawie mogą one zostać zakwalifikowane do kosztów.
Zakup napojów służy też zachowaniu bezpieczeństwa pracy, szczególnie w okresie letnich upałów. Przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy wskazują, że zapewnienie wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów w ciągu całej zmiany roboczej należy do obowiązku pracodawcy. Przepisy te nie precyzują, o jakiego rodzaju napoje chodzi. Można więc przyjąć, że oprócz wody pracodawca może zapewnić pracownikom również kawę, herbatę, soki, mleko itp. Ponieważ zapewnienie wszystkim pracownikom wody i napojów jest obowiązkiem pracodawcy, to wydatki z tym związane powinny stanowić koszt uzyskania przychodów.
Koszty reprezentacji a zakup wody mineralnej
Nie można pomylić ich z kosztami reprezentacji, gdyż wydatki związane z reprezentacją, zgodnie z przepisem art.23 wyłączone są z kosztów uzyskania przychodów. Art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Jednak wydatków poniesionych przez przedsiębiorcę na zakup wody, kawy czy herbaty na rzecz pracowników, a także klientów i kontrahentów ze względu na brak charakteru okazałości i wystawności, jakimi cechują się koszty reprezentacji, nie powinno się do nich zaliczać. Przedsiębiorcy nierzadko mają problem z właściwym zakwalifikowaniem wydatków na zakup wody, kawy, herbaty czy innych produktów spożywczych. Warto zastanowić się od czego to zależy.
W interpretacji ogólnej Ministra Finansów z listopada 2013 roku czytamy, że „nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc.
Przeczytaj także: Inwestycje w Jakość Wody w Proszówkach
Interpretacje indywidualne Dyrektora KIS
Przykładem jest stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 22.08.2022r. o sygn. Podatnik pyta fiskusa czy do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć wydatki na artykuły spożywcze, takie jak: woda, kawa, herbata, soki, cukier, mleko, soki, cista, ciastka, herbatniki, paluszki, cukierki, czekoladki, słodycze, owoce, przekąski, napoje energetyczne, ww. napoje niegazowane i gazowane typu coca-cola, sprite itp. Fiskus zgodził się, że ww.
Podobne stanowisko zostało wyrażone np. Interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 maja 2022 r., sygn. Interpretacja indywidualna z dnia 4 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn.
Innym ciekawym przypadkiem jest stanowisko fiskusa wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 26 października 2023 r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.465.2023.1.KW. Fiskus stwierdził, że „(…) Wydatki ponoszone przez podatnika dotyczące zakupu owoców i warzyw z przeznaczeniem dla Pracowników i Współpracowników są bowiem przejawem starań podatnika o kondycję i samopoczucie pracowników, co w dalszej perspektywie może przyczyniać się do poprawy atmosfery w miejscu pracy, zwiększania motywacji do pracy, wzrostu wydajności pracy. To z kolei pozwoli szybciej i sprawniej zrealizować cele biznesowe założone przez podatnika, co może przełożyć się na uzyskiwane przez podatnika przychody. Podatnik ma prawo zaliczyć poniesione wydatki na zakup owoców i warzyw, udostępnianych w jego biurach Pracownikom i Współpracownikom do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji.
Tę kwestię poruszył Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 30.04.2020r. o sygn. „(…) Odnosząc się natomiast do poniesionych wydatków z tytułu zakupu artykułów spożywczych na rzecz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (stali współpracownicy), stwierdzić należy, że koszty te nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Zapewnienie posiłków w trakcie dnia pracy, podczas spotkań szkoleniowych, targów, spotkań integracyjnych dla osób, które nie są pracownikami podatnika, nie ma wpływu na wykonanie umowy łączącej podatnika z tymi osobami, co w konsekwencji powoduje, że nie została spełniona podstawowa przesłanka uznania takiego wydatku za koszt uzyskania przychodu.
Niejednokrotnie przedsiębiorcy zapraszają kontrahenta na spotkanie w siedzibie firmy. Rozmowy prowadzone w siedzibie firmy w pewnym stopniu mogą wpływać na większą swobodę w bezpośrednim kontakcie z kontrahentem. Nic więc dziwnego, że przy tej okazji często na takim spotkaniu w firmie podatnika kontrahentowi proponuję się kawę, herbatę, ciastko czy inny produkt spożywczy stanowiący po prostu zwykły, drobny poczęstunek. W takim konkretnym przypadku fiskus zezwala na ujęcie ww.
Przeczytaj także: Woda mineralna Józef: Zalety
Dokumentacja zakupu wody
Aby zakup wody do firmy mógł zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodu, musi być odpowiednio udokumentowany. Z punktu widzenia prawa podatkowego najważniejszym dokumentem jest faktura wystawiona na dane firmy, zawierająca pełną nazwę nabywcy, NIP oraz datę i przedmiot zakupu.
W przypadku zakupów detalicznych, np. wody butelkowanej ze sklepu spożywczego, warto zawsze poprosić sprzedawcę o fakturę imienną na firmę. Nawet jeśli kwota zakupu jest niewielka, jej brak uniemożliwia zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu i odliczenie VAT.
W opisie faktury warto wskazać cel zakupu, np. „woda do zapewnienia pracownikom napojów zgodnie z obowiązkiem BHP”. Zakup wody powinien być również ujęty w odpowiednim miejscu w ewidencji księgowej - najczęściej jako koszt działalności operacyjnej (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej: kolumna „Pozostałe wydatki”).
Odliczenie VAT od zakupu wody
Odliczenie podatku VAT od zakupu wody do firmy jest możliwe, ale pod pewnymi warunkami - nie każdy zakup wody automatycznie uprawnia do pomniejszenia należnego podatku.
Jeśli woda kupowana jest dla pracowników - w celu zapewnienia im dostępu do napojów zgodnie z przepisami BHP - wówczas można odliczyć VAT, ponieważ wydatek ten uznaje się za związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Analogicznie, jeśli woda jest przeznaczona dla kontrahentów i klientów, VAT również może podlegać odliczeniu, o ile zakup nie nosi cech reprezentacji. Organy podatkowe przywiązują dużą wagę do celu zakupu - jeśli woda służy do codziennego użytku i nie jest elementem budowania prestiżu firmy (np. poprzez wyjątkowo drogi asortyment), wtedy odliczenie jest zazwyczaj akceptowane.
tags: #woda #mineralna #koszty #uzyskania #przychodu #interpretacje
