Obowiązek zapewnienia wody pitnej pracownikom – przepisy i praktyczne rozwiązania

Szczegóły: Opublikowano: 06. December 2025

Czy jako pracodawca zadajesz sobie pytanie o przepisy dotyczące wody dla pracowników? Wszyscy wiemy, że odwodnienie jest szkodliwe dla organizmu i może powodować poważne problemy zdrowotne, dlatego nawadnianie pracowników jest bardzo ważne. Istnieją pewne wymagania dotyczące dostarczania wody do spożycia w miejscu pracy, o których pracodawca musi wiedzieć.

Obowiązek zapewnienia wody pitnej pracownikom

Zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom zatrudnionym na stałe lub na część etatu jest kwestią zdrowego rozsądku. Ale pracodawca musi przestrzegać pewnych przepisów. Jeżeli zatrudniasz pracowników do wykonywania pracy fizycznej lub w warunkach gorącego mikroklimatu, czy w jakichkolwiek innych warunkach szczególnie uciążliwych, musisz zapewnić im wodę zdatną do picia.

Nie oznacza to, że osoby pracujące w klimatyzowanym biurze nie potrzebują wody. Bez względu na miejsce i rodzaj pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednią ilość wody pitnej w firmie. Dotyczy to prac w warunkach szczególnie uciążliwych, na otwartej przestrzeni przy temperaturze, która może negatywnie wpływać na organizm, w warunkach mikroklimatu zimnego, czy przy pracach, gdzie występuje efektywny wydatek energetyczny organizmu.

W kwestii jakości, woda musi być wolna od zanieczyszczeń, ogólnodostępna i w nieograniczonej ilości. Z tego powodu wielu pracodawców, ze względu na wygodę i higienę, wybiera wodę butelkowaną lub mineralną ze względów zdrowotnych. Regularne dostawy wody pitnej dla pracowników powinny być zapewnione niezależnie od stanowiska i warunków pracy.

Regulacje prawne dotyczące wody dla pracowników

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 roku informuje o ogólnych przepisach bezpieczeństwa i higieny pracy. Paragraf 112 tego aktu prawnego określa, że pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje. Dokument wyjaśnia także odległość od miejsca, z którego pracownik może zaopatrzyć się w wodę, oraz inne zasady dotyczące zabezpieczenia wody przeznaczonej do picia w miejscu pracy.

Przeczytaj także: Gdzie kupić wodę destylowaną?

Każdy pracownik musi mieć łatwy i ciągły dostęp do wody przeznaczonej do picia. Zakup wody do firmy powinien być realizowany u sprawdzonego dostawcy. Dlatego najlepiej zaopatrywać się u producenta wody mineralnej, który jest wiarygodny, oferuje konkurencyjne ceny i bezpłatną dostawę wody dla firm na paletach.

Korzyści płynące z naturalnej wody mineralnej są niemal nieograniczone. Organizm człowieka składa się z około 60% z wody, dlatego tak ważne jest jej uzupełnianie w ciągu dnia. Zaopatrzenie przedsiębiorstwa w wodę mineralną w butelkach jest jednym z bezpieczniejszych sposobów na zapewnienie wody zdatnej do picia, wolnej od zagrożeń i zanieczyszczeń. Butelki można ulokować w niemal dowolnym miejscu, w przeciwieństwie do dystrybutorów, zlewów oraz kranów, których praca zależy od prądu czy wodociągów. Woda mineralna pochodzi z naturalnych źródeł, czyli miejsc, w których podziemne wody wypływają z otworu w powierzchni ziemi. Zawartość składników odżywczych wody mineralnej jest bardzo zróżnicowana w zależności od producenta.

Korzyści z picia wody mineralnej

Dodaje energii lepiej niż niejedna kawa.
Składniki odżywcze w naturalnej wodzie mineralnej wspierają organizm w efektywnym działaniu.
Picie optymalnej ilości wody mineralnej oznacza lepszy nastrój.
Spożywanie wody obniża poziom stresu.
Picie wody mineralnej w odpowiednich ilościach zapobiega bólom głowy oraz migrenom.
Wspomaga myślenie, a dzięki temu praca wykonywana jest wydajniej.
Oczyszcza organizm, wypłukuje szkodliwe toksyny.
Wpływa na stan skóry.
Poprawia metabolizm i pomaga w trawieniu.

Bezpieczeństwo oraz wysoka jakość produktów to kwestie, które wymagane są przez prawo żywnościowe. Pracodawcy powinni zapewnić swoim pracownikom dostęp do czystej i świeżej wody. To zasada odpowiedzialnego zarządzania firmą, która ma wpływ na komfort pracowników, ich wydajność i samopoczucie.

Rozliczanie zakupu wody do firmy

Kiedy przychodzi czas na rozliczanie kosztów w firmie, zakup wody to jeden z elementów, który może wydawać się mało istotny, ale potrafi wpłynąć na budżet przedsiębiorstwa. Firmy mają przywilej uwzględniania wielu kosztów w ramach kosztów operacyjnych, a zakup wody to tylko jeden z wielu wydatków, które mogą być uwzględnione w rozliczeniach.

Zapewnienie dostępu do wody dla pracowników (w butelce lub z dystrybutorów wody) to nie tylko kwestia zdrowia i komfortu, ale także wymóg prawny. Według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, a konkretnie § 112, pracodawca ma obowiązek zapewnić swoim pracownikom dostęp do zimnej lub ciepłej wody, która jest zdatna do picia. Stanowi to nie tylko spełnienie wymogów BHP, ale także istotny element dbałości o efektywność pracowników, co w rezultacie może przekładać się na wyniki firmy.

Przeczytaj także: Inwestycje w Jakość Wody w Proszówkach

Zgodnie z przepisami, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania źródła przychodów lub jego zabezpieczenia, o ile nie są one wyraźnie wyłączone z tej kategorii przez przepisy. W praktyce oznacza to, że wszelkie wydatki, które można uznać za związane przyczynowo-skutkowo z osiąganymi przychodami, są zasadniczo uznawane za koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, możliwe jest zaliczenie niektórych wydatków związanych z zakupem wody oraz innych artykułów spożywczych do kosztów uzyskania przychodów firmy. Takie produkty jak woda, herbata, cukier, mleko, czy kawa zakupowane na potrzeby pracowników, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. To samo dotyczy drobnych artykułów spożywczych przeznaczonych na poczęstunek dla pracowników podczas spotkań. Warto jednak pamiętać, że dokładna dokumentacja i zachowanie zgodności z przepisami są kluczowe, aby uniknąć ewentualnych problemów podczas kontroli podatkowej.

Woda dla klientów a koszty uzyskania przychodów

W przypadku wody dla klientów sytuacja staje się bardziej skomplikowana, zwłaszcza jeżeli chodzi o rozliczenia podatkowe. Zgodnie z przepisami dotyczącymi kosztów uzyskania przychodów, wydatki na reprezentację, w tym na zakup żywności oraz napojów, nie są uważane za koszty podlegające odliczeniu. Wydatki związane z zakupem wody, którą podajemy klientom, mogą być jednak zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dostęp do wody w biurze to nie tylko wymóg prawny, ale i również kwestia komfortu i zwiększenia wydajności pracowników. Niezależnie od tego, czy woda spożywana jest przez pracowników, czy klientów lub kontrahentów firmy, wydatki związane z jej zakupem mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorstwa. Jest to niezwykle korzystne z punktu widzenia rozliczeń podatkowych. Przedsiębiorstwa mogą więc śmiało uwzględniać wydatki na wodę w biurze w swoich kosztach, co z kolei wpłynie na obniżenie podatku dochodowego. Dla firm dbających o komfort swoich pracowników i klientów, to z pewnością bardzo dobra wiadomość.

Woda dla pracowników - kiedy i dla kogo?

Podsumowując, w okresie letnim woda powinna być zapewniona wszystkim pracownikom, bez względu na wykonywane czynności, podczas:

Przeczytaj także: Woda mineralna Józef: Zalety

pracy na zewnątrz, gdy temperatura przekracza 25 stopni,
pracy wykonywanej wewnątrz budynku, gdy temperatura przekracza 28 stopni.

Niewywiązanie się pracodawcy z powstałego obowiązku oznacza wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Jak udostępniać wodę pracownikom?

Jednym z najbardziej ekonomicznych oraz ekologicznych rozwiązań, które pomagają dostarczać pracownikom wodę bez ograniczeń ilościowych, przez cały dzień, są dyspensery. To profesjonalne urządzenie filtrujące i dozujące wodę, które podłącza się bezpośrednio do instalacji wodociągowej. Na bieżąco uzdatnia wodę, dokładnie usuwając zanieczyszczenia mechaniczne, chlor, metale ciężkie, zanieczyszczenia organiczne, a w przypadku bardziej zaawansowanych rozwiązań również bakterie i wirusy.

Zalety dyspensera do wody:

Pozwala zmniejszyć ilość generowanych śmieci i plastiku.
Umożliwia uzyskanie wody gorącej, idealnej do zaparzenia herbaty lub schłodzonej i w temperaturze pokojowej.
Może oferować wodę gazowaną lub nawet lekko gazowaną.
Nie zajmuje dużo miejsca w firmie.
Jest wygodny i intuicyjny w obsłudze.

Podsumowanie

Rozliczanie zakupu wody w firmie, choć pozornie proste, wymaga znajomości aktualnych przepisów oraz praktyki organów podatkowych. Woda dla pracowników to nie tylko wyraz troski o komfort pracy - to również obowiązek wynikający z przepisów BHP. Firmy mają do wyboru różne formy dostarczania wody: butelkowaną, z dystrybutorów, systemy filtrujące czy nowoczesne rozwiązania zintegrowane z kuchnią biurową. Każda z tych opcji może być księgowana jako koszt, o ile wydatek ma związek z działalnością firmy, a zakup nie nosi cech reprezentacji. Woda dostępna dla gości i kontrahentów również może być kosztem firmowym, o ile nie służy budowaniu wizerunku luksusu. Na podstawie interpretacji podatkowych widać, że organy skarbowe patrzą na zakup wody dość przychylnie - o ile zachowana jest spójność, racjonalność i rzetelność dokumentacyjna.

tags: #woda #do #picia #dla #przedsiębiorcy #przepisy