Filtracja Listy Adresatów Word: Jak To Zrobić?

Szczegóły: Opublikowano: 02. December 2025

Czasem trzeba stworzyć wiele dokumentów różniących się tylko kilkoma szczegółami. W takim przypadku pomocne może się okazać wykorzystanie korespondencji seryjnej. Niezależnie od tego, jak przemyślasz korespondencję, będzie ona mieć niewiele wpływu, jeśli wyślesz ją do niewłaściwych osób.

Im więcej kierować korespondencję do segmentu klientów, który może być zainteresowany konkretną ofertą, tym większy wskaźnik sukcesu Twojej korespondencji. Po uzyskaniu informacji o klientach i potencjalnych klientach śledzenie wspólnych atrybutów może być bardzo przydatne. Upewnij się jednak, że szczegółowe dane, które śledzisz, to te, których będziesz używać.

Przygotowanie Źródła Danych

Podstawową listą adresową jest plik tekstowy rozdzielający rekordy adresatów na wspólne pola. Jeśli tworzysz listę adresową po raz pierwszy, możesz to zrobić bez opuszczania programu Publisher.

Niezależnie od tego, czy masz listy adresowe, czy je kupujesz, program Publisher ułatwia łączenie i edytowanie list klientów z wielu źródeł w programie Publisher. Jeśli publikacja jest połączona z listą adresatów, sprawdź połączenie, a następnie na karcie Korespondencja kliknij pozycję Edytuj listę adresatów.

Łączenie List Adresowych

Po dodaniu jednej listy adresowej do innej jedno lub więcej pól na dodanej liście może nie mieć dopasowania na istniejącej liście. Jeśli chcesz dodać nowe pole do listy adresatów w celu dopasowania, wybierz pole, które chcesz dodać do nowej listy (lista po lewej stronie w oknie dialogowym Dodawanie do listy adresatów), kliknij pozycję Dodaj,a następnie kliknij przycisk OK.

Przeczytaj także: Definicja i pomiar filtracji kłębuszkowej

Możesz utworzyć skrót do połączonej listy do użycia w innych korespondencjach. Za każdym razem, gdy edytujesz pojedynczą pozycję na połączonej liście, edytowana pozycja jest również aktualizowana w oryginalnym pliku źródłowym, jeśli ten plik jest dostępny do edycji. Domyślnie lista adresów jest zapisywana w folderze Moje źródła danych.

Filtrowanie i Sortowanie Adresatów

Gdy pola na różnych listach źródłowych są zgodne, wszystkie rekordy są wyświetlane na istniejącej liście w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej, gdzie można filtrować, sortować i wybierać adresatów do dołączyć do korespondencji seryjnej.

Jeśli chcesz użyć tylko niektórych pozycji z listy, możesz przefiltrować listę według określonego pola lub kryterium. Uwaga: Okno dialogowe Filtrowanie i sortowanie można również otworzyć, klikając pozycję Filtruj w obszarze Dopracuj listę adresatów w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej.

Porada: Jeśli źródło danych zawiera rekordy, które współużytkują te same informacje, a w kolumnie jest co najmniej 10 unikatowych wartości, możesz filtrować dane według określonych informacji. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej zostaną wyświetlone tylko wskazane rekordy.

Aby posortować według wielu kryteriów, w obszarze Dopracujlistę adresatów kliknij przycisk Sortuj. Poniższe porady ułatwiają przygotowywanie arkuszy kalkulacyjnych programu Excel do tworzenia korespondencji seryjnej.

Przeczytaj także: Webber AP8400 - wymiana filtrów

Przygotowanie Arkusza Kalkulacyjnego Excel

Nazwy kolumn w arkuszu kalkulacyjnym muszą odpowiadać nazwom pól, które chcesz wstawić w korespondencji seryjnej. Połącz się ze źródłem danych. Wstawiając pola korespondencji seryjnej, możesz pobierać odpowiednie informacje z arkusza kalkulacyjnego do dokumentu.

Po wstawieniu potrzebnych pól korespondencji seryjnej wyświetl podgląd, aby upewnić się, że zawartość jest prawidłowa. Po zapisaniu dokumentu korespondencji seryjnej pozostaje on połączony ze źródłem danych.

Tworzenie Korespondencji Seryjnej Krok po Kroku

Uruchamiamy program MS Word i z karty Korespondencja wybieramy przycisk Rozpocznij koresp. ser.
Następnie piszemy szablon listu.
W miejscach gdzie mają się pojawić specjalne pola (takie jak np. nazwisko konkretnego studenta, jego miasto, kod pocztowy, liczba zdobytych punktów itp.) należy wstawić "specjalne pole" używając przycisku Wstaw pola koresp. ser.
Po napisaniu szablonu wiadomości można wygenerować indywidualne wiadomości do wszystkich studentów.

Edycja Zbiorów Danych

Chcąc skorzystać z korespondencji seryjnej, powinniśmy stworzyć dokument wzorcowy. Taki dokument zawiera pola specjalne, które następnie będą wypełniane danymi pobranymi z bazy. W polach tych zazwyczaj (ale nie jest to konieczne) umieszcza się dane osób, adresy, numery itp.

Najważniejszym atutem korespondencji seryjnej jest fakt, że dokument tworzymy raz, a program automatycznie wypełnia pola dokumentu (w liczbie odpowiadającej liczbie rekordów) treściami pobranymi z zewnętrznej bazy danych. Dzięki temu nie musimy tworzyć każdego dokumentu osobno.

Załóżmy, że mamy w bazie kilkaset rekordówrekordów, z których każdy zawiera informacje np. o jednej osobie spośród uczestników ogólnopolskiego kółka matematycznego. Informacje te mają się znaleźć w dokumencie, który będziemy wysyłać do wszystkich osób z bazy. Redagując dokument tradycyjnymi technikami, musielibyśmy utworzyć kilkaset osobnych dokumentów, do każdego z nich wklejając z bazy odpowiednie dane. Utworzenie tak wielu dokumentów zajęłoby dużo czasu. Dzięki wykorzystaniu narzędzia do tworzenia korespondencji seryjnej całą pracę wykonujemy w kilka minut.

Przeczytaj także: Optymalne rozcieńczenie bimbru

Aby skorzystać z mechanizmu korespondencji seryjnej, potrzebujemy bazy danych. Na potrzeby ćwiczenia utwórzmy w nowym dokumencie tabelę zawierającą imiona, nazwiska oraz adresy.

Ważne! Należy pamiętać, że pierwszy wiersz tabeli powinien zawierać nagłówki. Jeśli ich nie wprowadzimy, wówczas pierwszy rekord, czyli konkretne dane zostaną potraktowane jako nagłówek. Ponadto tabela nie może być poprzedzona żadnym znakiem (spacją, znakiem końca akapitu, pustym wierszem, literą, cyfrą, znakiem przestankowym itd.).

Imię	Nazwisko	Adres	Kod Pocztowy	Miasto
Klaudia	Cegłowska	ul. Jagodowa 7	50-007	Wrocław
Anna	Kowalska	ul. Słoneczna 15	52-335	Wrocław
Maria	Kowalska	ul. Szeroka 3	50-004	Wrocław
Jerzy	Makowski	ul. Głęboka 4	50-005	Wrocław
Jan	Nowak	ul. Długa 2	53-658	Wrocław
Krzysztof	Urbański	ul. Deszczowa 5	50-024	Wrocław
Agnieszka	Wróblewska	ul. Pochmurna 6	50-028	Wrocław

Zapisujemy dokument zawierający tabelę z danymi jako plik Adresy.docx. W nowym dokumencie klikamy kartę Korespondencja, a następnie kolejno Rozpocznij korespondencję seryjną | Listy.

Na tej samej karcie klikamy przycisk Wybierz adresatów i wybieramy opcję Użyj istniejącej listy.

Wyświetlone zostaje okno Eksploratora plików, a w nim folder z bazami danych, z którymi połączony jest edytor tekstu. Wskazujemy folder, w którym zapisaliśmy swój plik, a następnie klikając, wybieramy go.

Kolejny krok to przejrzenie listy, na podstawie której będzie wykonana korespondencja. W tym celu wybieramy opcję Edytuj listę adresatów.

W oknie dialogowym widoczna jest zawartość bazy danych wczytanej do korespondencji seryjnej. Jeśli w korespondencji seryjnej chcemy użyć wszystkich wyświetlonych rekordów, zatwierdzamy wybór przyciskiem OK. Jeśli natomiast chcielibyśmy wybrać tylko niektóre rekordy, możemy je zaznaczyć lub zlikwidować zaznaczenie ręcznie.

Filtrowanie i Sortowanie Danych

Filtrowanie - pozwala na selekcję danych, wybór rekordów, które spełniają określone warunki i powinny trafić do tworzonej korespondencji seryjnej.
Sortowanie - możemy np. Dane zawsze sortujemy według wybranego pola nagłówka.

Istnieje również możliwość posortowania danych według dwóch lub trzech kryteriów. Jeśli np. mamy kilka osób o tym samym nazwisku, możemy wprowadzić dodatkowo sortowanie według imienia. W tym celu wybieramy przycisk Sortuj. To spowoduje wyświetlenie okna dialogowego, w którym domyślnie jesteśmy w skierowani do zakładki Sortuj rekordy i możemy ustawiać parametry sortowania.

Sprawdźmy teraz, jak działa filtrowanie. Załóżmy, że chcemy podzielić uczniów na dwie grupy. Pierwsza grupa to osoby, których nazwiska rozpoczynają się literami z przedziału od A do Ł.

W oknie edycji adresatów klikamy opcję Filtruj (jeśli mamy otwarte okno dialogowe z poprzedniego działania jakim było sortowanie, wystarczy tylko zmienić zakładkę i wybrać opcję Filtruj rekordy).

W oknie dialogowym określamy teraz kryteria. Skoro nazwisko ma się rozpoczynać literami z przedziału A-Ł, to znaczy, że nie może się rozpoczynać od M. Zatem na pierwszej liście zaznaczamy nazwę pola Nazwisko, na drugiej określamy sposób porównania Mniejsze, a w ostatnim polu wpisujemy literę M.

Nie jest to jednak jedyna opcja. Ten sam rezultat otrzymamy, jeśli w kryterium ustawimy Nazwisko | Mniejsze lub równe | Ł.

I analogicznie - jeśli będziemy chcieli wysłać wiadomość do pozostałych uczniów, musielibyśmy ustawić warunek: nazwisko większe od Ł lub nazwisko większe lub równe M.

Oczywiście warunków może być więcej. Wykorzystując znane z innych programów operatory warunkowe Lub i Oraz, uzyskamy filtr złożony, służący do bardziej precyzyjnego określenia danych. Na podstawie tych danych tworzymy korespondencję.

Gdybyśmy w naszej bazie mieli np. różne miejscowości, a chcielibyśmy wysłać listy do wszystkich osób o nazwisku Kowalska, mieszkających we Wrocławiu, wpisalibyśmy: pole Nazwisko równe Kowalska, operator Oraz, pole Miasto równe Wrocław. Jeśli natomiast zmienilibyśmy operator z Oraz na Lub, w efekcie wyświetlone zostałyby wszystkie osoby o nazwisku Kowalska (niezależnie od tego, w jakim mieście mieszkają) i dodatkowo - wszystkie osoby zamieszkałe we Wrocławiu (niezależnie od tego, jakie mają nazwisko).

W sytuacji, w której dysponujemy tylko kilkoma rekordami, zaznaczenie potrzebnych rekordów potrwa krócej niż ustawienie odpowiedniego filtra. Jednak przy bazach z dziesiątkami, setkami czy tysiącami rekordów stosowanie filtra jest niezbędne.

Wstawianie Pól Korespondencji Seryjnej

Przejdźmy teraz do wstawienia pól, które umożliwią zastosowanie korespondencji seryjnej. Z menu górnego wybieramy opcję Korespondencja | Wstaw pola koresp. ser. Rozwija nam się lista zgodnie z nagłówkami utworzonymi w tabeli. Wybierając poszczególne elementy, możemy je wstawić do dokumentu.

Po wstawieniu pól, uzyskujemy następujący efekt. Teraz możemy jeszcze przejrzeć poszczególne rekordy i sprawdzić, czy wszystko wygląda zgodnie z naszym zamysłem. W tym celu używamy opcji Podgląd wyników.

Na poglądzie widzimy, że został jeszcze jeden aspekt do rozwiązania. Chcemy, aby - w zależności od płci - zmieniała się formuła „został przyjęty” lub „została przyjęta”. W celu dostosowania treści pisma do płci, wybieramy opcję Reguły.

W wyświetlonym oknie dialogowym definiujemy regułę. Wybierając ponownie opcję Pogląd wyników, sprawdzamy teraz czy wszystko działa zgodnie ze wskazaną regułą. Używamy strzałki, aby przejrzeć kolejne rekordy.

Korespondencja Seryjna w LibreOffice

W programie LibreOffice zasady tworzenia korespondencji seryjnej są bardzo podobne jak w programie MS Word. Należy jednak pamiętać, że darmowe programy nie posiadają tak rozbudowanych możliwości, jak program Microsoftu. Pomimo tego możemy korzystać z korespondencji seryjnej, nie tracąc żadnej z ważnych opcji.

Najpierw należy przygotować pliki (np. bazy danych), które będziemy wstawiać do dokumentów. Możemy je przygotować w LibreOffice Writer. Następnie wybieramy, jaki rodzaj bazy danych chcemy utworzyć (korzystamy z podpowiedzi i przechodzimy dalej).

W kolejnym kroku wybieramy opcję Zakończ i automatycznie otwiera nam się okno do zapisu, tworzonej przez nas, bazy danych. Nadajemy jej nazwę Korespondencja. Po zapisaniu bazy danych, otwiera nam się właśnie ten dokument.

Możemy użyć kreatora, który przeprowadzi nas - krok po kroku - przez tworzenie tabeli. Na początku ustawiamy kategorię i wybieramy Tabele przykładowe z kategorii Kontakty.

Następnie wybieramy potrzebne w bazie danych pola. Będą one stanowiły nazwy poszczególnych kolumn, do których wpiszemy dane adresatów. Po wybraniu wszystkich potrzebnych kategorii, możemy od razu wybrać opcję Zakończ, pozostawiając pozostałe ustawienia domyślne.

Efektem naszych działań jest wyświetlona pusta tabela, którą uzupełniamy kolejnymi rekordami. Po wprowadzeniu wszystkich rekordów, zapisujemy zmiany w bazie danych.

Kolejnym krokiem jest wczytanie stworzonej bazy danych do edytora tekstowego. W tym celu wybieramy z menu Wstaw | Pole i następnie Więcej pól.

W oknie wybieramy zakładkę Baza danych, a jako Typ wskazujemy Pole listu seryjnego. Automatycznie baza danych jest dodana i możemy wstawiać do dokumentu poszczególne odwołania. Rozwijając pole z nazwą bazy, zyskujemy dostęp do poszczególnych nagłówków kolumn. Poprzez kliknięcie, wybieramy poszczególne pola i przycisk Wstaw.

Po dodaniu odwołań został jeszcze jeden aspekt do rozwiązania. Chcemy, aby w zależności od płci, zmieniała się formuła „został przyjęty” albo „została przyjęta”. W celu dostosowania treści pisma do płci, w oknie dialogowym Pola wybieramy zakładkę Funkcje | Tekst warunkowy i uzupełniamy zależność.

Aby sprawdzić poprawność, w pasku narzędzi uruchomiamy opcję Korespondencja seryjna. W tym celu wybieramy z menu górnego Widok | Paski narzędzi |Korespondencja seryjna.

Wybierając strzałką kolejne rekordy, sprawdzamy czy wszystko działa poprawnie. Edycja, filtrowanie i sortowanie danych z bazy przebiega identycznie jak w M...

Lista Adresatów

Pokazuje wszystkie rekordy, które będą używane w korespondencji seryjnej. Każdy wiersz jest domyślnie zaznaczony.

Źródło danych: Wybierz pozycję Edytuj , aby zmienić poszczególne pola lub dodać rekordy. Jeśli lista została utworzona lub należąca do Ciebie, można również usuwać rekordy lub dostosowywać kolumny w źródle danych.

Rodzaj: Wybierz maksymalnie trzy poziomy pól do posortowania w kolejności rosnącej lub malejącej. Lista adresatów zostanie ponownie wyświetlona w celu odzwierciedlenia sortowania.

Filtr: Porównuje pola listy i porównuje je z podanymi ciągami. Porównania nie są uwzględniane wielkości liter, więc MEGAN mecze z megan, Megan, lub mEGAN. Lista adresatów zostanie ponownie wyświetlona w celu odzwierciedlenia wyników filtru.

Znajdowanie duplikatów: Skanuje i wyświetla zduplikowane rekordy na podstawie imienia i nazwiska. Na liście możesz wyczyścić pole dla wszystkich, których nie chcesz uwzględniać w korespondencji.

tags: #filtracja #listy #adresatów #Word #jak #zrobić