Filtracja Dwuetapowa: Program i Schemat w SaldeoSMART
- Szczegóły
Przed rozpoczęciem korzystania z instrukcji zweryfikuj, jakie funkcje są dostępne w ramach posiadanego przez Ciebie pakietu. Szczegółowy opis funkcji znajdziesz w cenniku: Cennik dla Biur Rachunkowych - wersja online. Informację z jakiego pakietu korzystasz znajdziesz pod przyciskiem cennik, który dostępny jest nad listą firm.
1. Konfiguracja
2.1 Konto
Na początku pracy z aplikacją należy sprawdzić, czy wszystkie dane i ustawienia konta dostępowego są poprawne! Jest to istotne do poprawnego działania aplikacji, ponieważ wpisane dane będą widoczne dla klientów jako dane kontaktowe do biura.
W prawym górnym rogu aplikacji należy kliknąć Konfiguracja - Konto.
1. Dane użytkownika
W pierwszym formularzu należy sprawdzić dane użytkownika. Dane można edytować lub uzupełnić brakujące. Pola z gwiazdką są wymagane. Login systemowy nie podlega zmianie.
2. Zmiana logo biura (tylko dla konta administracyjnego biura)
W kolejnym formularzu można dodać do systemu logotyp biura. Będzie on widoczny dla klientów biura po zalogowaniu, w górnej części aplikacji. Jeśli w pierwszym formularzu uzupełnimy również adres www biura, to po kliknięciu w logo klient zostanie przekierowany na podaną stronę. W celu ustawienia logo należy kliknąć „Wybierz plik ”, wybrać właściwy plik z dysku i kliknąć Zapisz.
Przeczytaj także: Definicja i pomiar filtracji kłębuszkowej
4. Zmiana hasła do aplikacji
Użytkownik może w każdym momencie zmienić swoje hasło do aplikacji. W formularzu należy wprowadzić obecne hasło oraz ustalić nowe hasło dostępowe. W przypadku wybrania aplikacji mobilnej, aby pojawiał się PUSH należy mieć uruchomioną tą opcję. UWAGA: Nie trzeba być zalogowanym, by PUSH z kodem się pojawił. Po dokonaniu wyboru należy zapisać zmiany.
6. Ustawienia wersji mobilnej
W tej sekcji możemy ustalić kod dostępu dla naszego konta w aplikacji mobilnej - pełni on funkcję podobną do hasła dla konta SaldeoSMART w wersji na komputery. Kod składa się wyłącznie z cyfr - trzeba podać przynajmniej 6 cyfr.
10. Ustawienia API
Ten formularz odpowiada za wygenerowanie tokenu potrzebnego do komunikacji z systemem poprzez API.
11. Zintegrowane programy księgowe
W tej sekcji znajdziesz listę programów księgowych, z którymi Twoje konto w SaldeoSMART jest aktualnie zintegrowane.
2.2.2 Zmiana miesięcznego doładowania kredytów
Funkcjonalność dostępna w pakiecie Asystent księgowego, Specjalista dla biur i firm oraz Ekspert dla biur i firm. Aby zmienić miesięczny limit kredytów w sekcji kredyty kliknij Zwiększ doładowanie. Na kolejnym ekranie wybierz z listy rozwijalnej nową ilość miesięcznych kredytów. Lista rozwijalna nowych doładowań miesięcznych zawiera tylko 5 następujących po sobie wysokości miesięcznych pakietów.
Przeczytaj także: Webber AP8400 - wymiana filtrów
2.5 Użytkownicy
Dostęp do tworzenia nowych użytkowników i nadawania im uprawnień ma wyłącznie użytkownik administracyjny Biura (login główny konta). Biuro rachunkowe ma możliwość, w obrębie swojego Konta SaldeoSMART, tworzenia kont Użytkowników dla poszczególnych pracowników biura, a następnie nadawania im uprawnień. Aby dodać nowego Użytkownika należy kliknąć Konfiguracja → Użytkownicy.
Wyświetlona zostaje lista użytkowników: Aby dodać nowego użytkownika należy kliknąć → + Dodaj. Na ekranie pojawią się sekcje:
- Można również wybrać język, w jakim będzie wyświetlała się dla użytkownika strona.
- Dostęp do modułów - uprawnienia użytkownika do wybranych modułów aplikacji. Lista dostępnych modułów zależy od posiadanego przez biuro pakietu. Aby nie było konieczności przeklikiwania uprawnień do modułów, można skorzystać z opcji kopiowania uprawnień innego użytkownika: Kopiowanie uprawnień użytkowników
3. Dodatkowe funkcje na liście użytkowników
W ramach Listy Użytkowników administrator biura może również: Tylko administrator SaldeoSMART konta, może sprawdzić do jakiej grupy należą użytkownicy.
Ponadto istnieje również możliwość importu większej liczby użytkowników, w tym celu należy skorzystać z opcji → Importuj dostępnej nad lista użytkowników. Kolejną przydatną funkcją jest również możliwość filtrowania użytkowników.
2.6 Kredyty
Kredyty są jednostką rozliczeniową w systemie SaldeoSMART, dostępną w ramach wybranej wysokości pakietu. Służą do odczytywania (OCR) faktur, pobierania transakcji z banku oraz salda rachunku, odczytu transakcji z wyciągu PDF (OCR) oraz automatycznego połączenia z rachunkiem bankowym.
Przeczytaj także: Optymalne rozcieńczenie bimbru
W tej części aplikacji możesz dokonać zakupu brakujących kredytów poprzez Przelewy24, zweryfikować historię zużycia kredytów oraz sprawdzić aktualny stan kredytów.
2.7 Filtry
Możliwość tworzenia własnych filtrów dla dokumentów z listy predefiniowanych kategorii:
2.8 Pozostałe
Opcje takie jak: grupy użytkowników, typy dokumentów, lista obiegów, obieg wg. firm, zastępstwa w obiegu oraz etykiety dostępne są w pakiecie Ekspert i dotyczą obiegu dokumentów: Instrukcja konfiguracji obiegu dokumentów.
3. Status podatnika VAT
Status podatnika VAT - status wybranych kontrahentów dla podatku VAT; w miejscu tym zbierane są również informacje nt. Tablicę zadań - tablica wyświetla zadania w formie kart z różnymi kategoriami (np. Lista schematów zadań cyklicznych - umożliwia tworzenie zadań, które będą się powtarzać w określonych interwałach (np. co miesiąc, co tydzień). Lista towarów - lista towarów oraz usług wraz z podstawowymi danymi je definiującymi (przydatnymi przy wystawianiu faktur), W ramach tej opcji, przy dodawaniu towaru, można m.in.
Moje dokumenty wszystkie - spis wszystkich dokumentów dodanych do systemu.
4. Statystyki
🔷 Statystyki - dostępne tylko w ramach pakietu Ekspert. 🔷 Parametry - zawiera dostęp do Ustawień integracji z programem finansowo-księgowym oraz listę parametrów księgowych (Kategorii, Opisów zdarzeń, Rejestrów, Schematów podziału - w zależności od używanego programu FK).
5. Firmy
Kraj rozliczenia podatkowego - w jakim kraju działalność prowadzi Firma. Limit miesięczny - umożliwia ustawienie dla Firmy limitów wystawianych faktur lub dokumentów dodawanych do systemu w ramach danego miesiąca. Dodatkowo nad listą firm masz dostępne opcje filtrowania po różnych kryteriach np.: NIP, włączony moduł, opiekun księgowy/kadrowy.
Szczególnej uwadze polecamy możliwość filtrowania po statusie np. forma prawna, rodzaj księgowości, logowanie do SaldeoSMART, czy firma posiada samochody itd.
Edycji danych firmy może dokonać administrator konta SaldeoSMART po stronie biura lub użytkownik biura rachunkowego, który posiada uprawnienia do danej firmy. Wypełnij formularz, wpisując podstawowe dane kontrahenta, dane kontaktowe oraz informacje dotyczące płatności i rachunków bankowych. Możesz uzupełnić dane ręcznie lub automatycznie, np. Dodanego kontrahenta zobaczysz na Liście kontrahentów.
5.2.2 Pozostałe możliwości na liście kontrahentów
Eksport do CSV
Listę kontrahentów możesz eksportować do pliku CSV.
Pokaż duplikaty
Dodatkowa funkcja Pokaż duplikaty generuje plik z listą kontrahentów, których dane duplikują się w bazie: Przeczytaj artykuł: Duplikaty kontrahentów - skąd się biorą w SaldeoSMART.
Usuń kontrahenta
Można usunąć kontrahenta, który nie ma w systemie żadnego powiązania np. Kontrahent niestandardowy. Szczegółowe wyjaśnienie: Kontrahenci niestandardowi.
5.3 Status podatnika VAT
W tym miejscu aplikacji zapisujemy informacje jaki status został uzyskany po sprawdzeniu danego kontrahenta w bazie MF lub VIES pod kątem jego statusu aktywnego do VAT. Jest to potrzebne, w przypadku ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego. Zestawienie prezentuje zapis wyników sprawdzenia statusu wybranych kontrahentów dla podatku VAT. Sprawdzenie kontrahenta możliwe jest z poziomu jego detali (w bazie kontrahentów) lub z poziomu listy dokumentów.
6. Zadania
Pola oznaczone gwiazdką są wymagane. Istnieją dwa typy zadań: zadanie dla księgowego lub pytanie do firmy. Wybierając typ zadania Pytanie do firmy, pojawi się ono na Liście zadań, a dodatkowo znajdzie się na Liście zadań po stronie klienta biura rachunkowego do którego pytanie zostało skierowane.
W zakładce Zadania znajdziesz Tablicę zadań. Tablica wyświetla zadania w formie kart, które można przeciągać i upuszczać, aby zmieniać ich kolejność. Możesz przypisywać zadania do różnych kategorii (np. “Do zrobienia”, “W trakcie”, “Zakończone”). Klikając na zadanie otwierasz jego szczegóły.
6.3 Lista zadań
Lista zadań przedstawia zadania w formie tabeli, zawierającej szczegółowe informacje o każdym zadaniu.
6.5 Zestawienie
To podsumowania zadań, które umożliwia przechodzenie w szczegóły poszczególnych sekcji: Więcej informacji na temat zadań dostępne jest w instrukcji: Zadania - instrukcja obsługi.
6.3 Lista zadań cyklicznych
Wybierz opcję +DODAJ schemat cykliczny, aby stworzyć nowy schemat. Określ częstotliwość, datę rozpoczęcia, osoby odpowiedzialne i inne szczegóły. System automatycznie będzie tworzył zadania zgodnie z ustalonym harmonogramem.
7. Towary
Moduł Towary w SaldeoSMART służy do zarządzania bazą towarów i usług, które oferujesz lub kupujesz Ty jako biuro rachunkowe lub Twój klient. Jest to kluczowe narzędzie, zwłaszcza dla firm wystawiających faktury.
7.1 Lista towarów
Na liście towarów możesz przeglądać, dodawać, edytować lub usuwać towary. Kliknij przycisk Dodaj towar, aby dodać nowy towar. Tylko w przypadku Optimy możliwy jest import towarów. Dla pozostałych programów księgowych nie ma takiej możliwości. Wprowadź dane towaru, takie jak nazwa, kod, cena, stawka VAT itp. Możesz również przypisać jednostki miary do towaru.
7.2 Jednostki miary
W zakładce Towary znajdziesz również jednostki miary. Tutaj możesz zdefiniować różne, niestandardowe jednostki miary klikając +Dodaj
8. Faktury
Moduł Faktury umożliwia wystawianie faktur VAT oraz faktur dla nievatowców - bez kolumny z VAT. Odpowiedni moduł uruchamia się podczas tworzenia konta dla Firmy lub przez jej edycję.
Jeśli chcemy jako Biuro Rachunkowe wystawiać własne faktury (dotyczące działalności Biura), to musimy nasze BR dodać do systemu jako Firmę - dokładnie w taki sam sposób, jak Klientów. Po stronie biura widzisz faktury, które zostały wystawione przez Twoich klientów. Dodatkowo masz możliwość eksportu wybranych faktur do programu księgowego.
8.1 Lista faktur zbiorcza
Jest to lista, na której są widoczne wszystkie wystawione przez firmę faktury (VAT, zaliczki, korekty) w wybranym okresie. Domyślnie lista nie zawiera faktur proform. Pobieranie listy faktur do różnych formatów (np. Aby można było przejść z trybu podstawowego w trym eksportu faktur do programu księgowego należy wybrać miesiąc i rok jako zakres danych na liście faktur.
8.2 Lista faktur
Lista faktur prezentuje wszystkie wystawione przez klienta faktury końcowe. Funkcjonalności analogiczne do zbiorczej listy faktur.
8.3 Lista zaliczek
Lista faktur zaliczkowych wystawionych przez klienta biura. Na tej liście również znajdują się faktury zaliczkowe, które zostały wystawione do faktur proforma.
8.4 Lista korekt
Wyświetla wszystkie wystawione korekty faktur. Możesz tu sprawdzić, które faktury zostały poprawione i w jakim zakresie.
8.5 Lista korekt do zaliczek
Prezentuje korekty dotyczące zaliczek.
8.6 Lista proform
Wyświetla wszystkie wystawione proformy.
8.7 Usunięte
Klient ma możliwość usuwania wystawionych przez niego faktur sprzedażowych. Wszelkie usunięte faktury zostaną przeniesione do listy faktur usuniętych, która jest dostępna tylko po stronie konta biura.
Usuniętą fakturę można wydrukować. Wystarczy kliknąć w przycisk znajdujący się po prawej stronie ekranu.
8.8 Wyszukaj
Wyszukiwarka faktur pozwala na szybkie wyszukiwanie faktur na podstawie różnych kryteriów, np. numeru, daty czy kontrahenta. Dodatkowo z tego poziomu istnieje możliwość pobrania faktur do jednego z formatów dostępnego nad listą wyszukanych faktur (PDF, Excel, ZIP, JPK) oraz możliwość wydruku faktury.
9. Kasa
Moduł Kasa w SaldeoSMART jest narzędziem, które pozwala na efektywne zarządzanie operacjami gotówkowymi Twoich klientów. Dzięki niemu możesz łatwo śledzić wpływy i wydatki, generować raporty oraz archiwizować dokumenty.
9.1 Lista KP/KW
Operacje w kasie są rejestrowane za pomocą dwóch rodzajów dokumentów - KP (Kasa przyjmie - wpłata do kasy) i KW (Kasa wyda - wypłata z kasy). Z poziomu listy dokumentów kasowych możliwe jest również zamknięcie miesiąca.
9.2 Raporty kasowe
Raport Kasowy to dokument, który zestawia informacje na temat gotówkowych wpłat i wypłat z kasy (operacji kasowych) oraz pokazuje jej bieżący stan. Jest wymagany w każdej firmie, która realizuje transakcje gotówkowe. To inaczej zestawienie, w którym wyszczególnione są wszystkie wypłaty z kasy (KW) oraz wpłaty (KP). Taki Raport przygotowuje się co najmniej raz w miesiącu, zgodnie z przyjętym w instrukcji kasowej okresem rozliczeniowym.
Raport Kasowy należy generować dla każdej waluty, w której odbywają się transakcje gotówkowe. Tworzenie Raportu Kasowego w SaldeoSMART odbywa się z poziomu Listy Dokumentów Kasowych. Należy na niej zaznaczyć odpowiednie pozycje i kliknąć przycisk „Generuj raport kasowy” dostępny tuż nad listą.
tags: #filtracja #dwuetapowa #program #schemat
